Проектное управление в органах исполнительной власти. Проектное управление в региональных органах государственной власти. методологии проектного управления

«Активность органов государственной власти по использованию проектного управления с каждым годом растет, мы видим это по итогам конкурса «Проектный Олимп», - сказала начальник Управления проектного менеджмента в государственном секторе Аналитического центра Олеся Сафонова, выступая на X международной конференции «Управление проектами».

Эксперт отметила, что проектное управление является одним из инструментов повышения эффективности государственного регулирования. «Проектный подход позволяет построить оптимальную структуру взаимодействия между органами власти и достигать запланированных результатов в кратчайшие сроки», - отметила Сафонова. Несмотря на пробелы в существующей нормативно-правовой и законодательной базе и некоторые нормы, препятствующие эффективному применению методов проектного управления в деятельности органов власти, важность проектного управления определена на самом высоком уровне.

Сафонова напомнила, что в послании Федеральному Собранию президент говорил о необходимости создать «проектный офис», с помощью которого ведомства могли бы координировать деятельность при реализации крупных проектов в промышленности, сельском хозяйстве, на транспорте, в жилищном строительстве. Чтобы эти проекты быстрее и эффективнее осуществлялись, необходимо вносить точечные изменения в законодательство, снимать административные барьеры, оказывать помощь с развитием инфраструктуры и продвижением на внешние рынки. Именно такие вопросы могут быть решены через создание проектного офиса.

В связи с необходимостью перехода управления на программно-целевой принцип в органах государственной власти используется проектное управление.

Вопрос внедрения проектного управления в исполнительных органах государственной власти рассмотрен в работе О.Н. Сафроновой, Е.А. Анчихровым. Главный акцент их сосредоточен на современных тенденциях, позволяющие говорить о возрастании доли и значения проектно-ориентированной деятельности в органах государственной власти. Важность поставленного вопроса обусловлено потребностью в повышении эффективности их деятельности и обеспечении роста российской экономики .

Для эффективного проектного управления нужно знать основы планирования и реализации проекта, а также выявление проблем, усложняющих внедрение механизмов проектирования, и возможных путей их решения.

Проект - это комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального продукта или услуги в условиях временных и ресурсных ограничений . Реализация проекта и процесса - это сложная система. Управляемой подсистемой является сам проект, а управляющей подсистемой является управление проектом.

Управление проектом представляет собой методологию, планирования и координации использования человеческих и материальных ресурсов на всем протяжении жизненного цикла проекта, направленного на эффективное достижение целей проекта путем применения системы современных методов и технологий управления .

Проектное управление в государственных органах включает в себя прогнозирующую систему планирования, систему мониторинга и контроля, команды исполнителей и управленцев, информационные и коммуникационные технологии. Основная технология проектного управления заключается в четком определении целей и структуры работ, распределении ответственности и ресурсов, планировании работы с учетом имеющихся рисков, систематическом контроле ситуации и реагировании на возникающие отклонения для достижения целей проекта в рамках установленного времени, бюджета и качества.

Проекты от своего начала до завершения проходят через определенные периоды, называемыми фазами или этапами, причем их длительность и содержание могут видоизменятся в зависимости от проекта. Жизнь проекта начинается с озвучивания и формализации идеи или выдачи технического задания, назначения руководителя проекта и команды, определения начальных ресурсов, составления плана. Все это уточняется и одобряется руководством. Затем начинается работа по созданию проекта для достижения результата. Параллельно осуществляется контроль, коррекция плана, работа с изменениями. Это продолжается до завершения достижения результата. После подписания акта проводятся заключительные работы до формального закрытия проекта. Такая простая последовательность довольно характерна для любого проектного цикла. На каждом этапе требуются различные навыки от руководителя проекта.

Жизненный цикл проекта - это промежуток времени между моментом формализации идеи и моментом его закрытия, то есть от состояния «когда проекта еще нет» и до состояния «когда проекта уже нет» Типовой жизненный цикл проекта представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Типовой жизненный цикл проекта

Наиболее крупные временные элементы обычно называют фазами: фаза инициирования проекта, фаза разработки концепции, фаза планирования проекта, фаза осуществления или реализация проекта и фаза завершения. Каждая фаза делится на более мелкие элементы - стадии, этапы, подэтапы и т.д. На самом нижнем уровне структуризации жизненного цикла элементами являются виды работ. Число элементов жизненного цикла может меняться, какие-то фазы могут быть очень короткими и формально исключаться из типового цикла проекта.

В проекте все фазы жизненного цикла соединены между собой, результат выполнения одной фазы становятся исходной информацией для другой. При разработке и документировании жизненных циклов их можно постоянно совершенствовать. Повторять шаги по мере необходимости до получения оптимальных работоспособности циклов.

Управление проектом в государственных органах необходимо для эффективной координации создания нового результата: обеспечивая принятие нужных мер в нужное время при полном понимании таких действий.

Внедрение способов проектного управления и увеличения эффективности деятельности правительства и федеральных органов исполнительной власти отражено в основных направлениях деятельности Правительства в Российской Федерации до 2018 года. Президент России Владимир Путин доверил сформировать в регионах проектные офисы в целях усовершенствования инвестиционного климата.

Для увеличения эффективности проектной деятельности в федеральных и региональных органов исполнительной власти, подведомственных учреждений, государственных корпораций создан 3-й ежегодный Конкурс при Правительстве Российской Федерации профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп». В ходе проведения конкурса будут рассмотрены вопросы, касающиеся эффективной системы управления проектами, популяризация лучших национальных практик обмена и распространения опыта в области эффективного управления проектами .

В настоящее время Правительство Российской Федерации заинтересовано во внедрении принципов проектного управления в государственных органах власти, активно внедряющее проектного управления. Это связано с необходимостью повышения эффективности работы органов государственной власти в стремительно меняющихся условиях рынка.

Таким образом, можно сделать вывод, что конечный результат проекта имеет зависимость от множества звеньев. Проекты от своего начала до завершения проходят через определенные периоды (фазы) или этапы. Формализация идеи, постановка правильной цели, грамотное управление, определение начальных ресурсов и есть правильная стратегия реализации любого проекта.

Список литературы:

1. ГОСТ Р-54869-2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом» [электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://standartgost.ru (дата обращения 24.10.2016)
2. Проектный Олимп: конкурс профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе- 2016. - №3 [электронный ресурс] - Режим доступа. - URL: http://pmolimp.ru/2016/about/ (дата обращения 24.10.2016)
3. Романова М.В. Управление проектами: учеб. пособие - М.: ИД «ФОРУМ» ИНФРА-М, 2013. – 256 с.
4. Сафонова О.Н., Анчихров Е.А. Внедрение проектного управления в исполнительных органах государственной власти как механизм эффективного управления ресурсами// Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2015. - № 2 (14). – 58 с.
5. Фунтов В.Н. Управление проектами в компании: учеб. пособие - СПб.: Питер, 2011. – 400 с.

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

В целях повышения эффективности организации деятельности федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации по достижению их целей и решению поставленных задач утвердить прилагаемые Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти.

А.В.Улюкаев

Приложение. Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти

Приложение

Бадин А.А.
Заместитель директора департамента
стратегического управления, государственных
программ и инвестиционных проектов

Москва, 2013 год

I. Общие положения

II. Процессы и инструменты проектного управления

1. Модель проектно-ориентированной системы управления

2. Стратегическое управление

3. Тактическое управление

4. Управление проектами

5. Управление мотивацией

6. Обучение

7. Организационная поддержка

8. Технологическая поддержка

III. Порядок внедрения проектного управления

1. Глоссарий

2. Модель проектно-ориентированной системы управления

3. Типовое положение по тактическому управлению

4. Типовое положение по управлению проектами

5. Типовое положение по управлению мотивацией участников проектов

7. Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению проектному управлению

8. Типовое положение о проектном комитете

9. Типовое положение о проектном офисе

10. Описание типовых функций проектных ролей

11. Архитектура ИСУП и перечень типовых модулей

12. Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и внедрению информационной системы управления проектами

13. Типовой план мероприятий по внедрению проектного управления

Цели внедрения проектного управления

1. Обеспечение достижения результатов, запланированных органами исполнительной власти

2. Повышение качества достигаемых результатов

3. Сокращение сроков достижения результатов

4. Прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений в органе исполнительной власти

5. Повышение эффективности межведомственного взаимодействия при осуществлении совместной деятельности за счет использования единых подходов проектного управления

6. Повышение эффективности взаимодействия с подрядными организациями, привлекаемыми органом исполнительной власти

Модель проектно-ориентированной системы управления - основные термины

- Система управления органа исполнительной власти - набор процессов и инструментов управления ресурсами, предназначенный для достижения целей органа исполнительной власти

- Процессно-ориентированная система управления - система управления, в которой цели достигаются преимущественно через исполнение стандартизованных процессов

- Проектно-ориентированная система управления - система управления, в которых цели достигаются преимущественно через реализацию проектов

- Процесс - объединенный общей целью набор работ по получению повторяющихся результатов

- Проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на создание уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений

Модель проектно-ориентированной системы управления

Стратегическое управление

Цель процесса - определение стратегических целей, направлений деятельности, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на долгосрочный период (более 5 лет) и контроль их достижения с периодичностью раз в квартал/год

Основа для определения целей, направлений, событий и показателей:

- Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 года N 596 "О долгосрочной государственной экономической политике"

- Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 12 декабря 2012 года.

- Основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2018 года, утвержденные Председателем Правительства Российской Федерации 31 января 2013 года,

- Другие акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, определяющие стратегические цели и приоритеты Российской Федерации на долгосрочный период (основы, основные направления, доктрины, концепции, стратегии, Гос. программы)

Стратегическое управление

Основные инструменты - План деятельности/Государственные программы и отчеты по ним

Вспомогательные инструменты - Дорожные карты и планы мероприятий на долгосрочный период

Методическая база по Плану деятельности (задана Аппаратом Правительства Российской Федерации):

- Методические рекомендации по формированию плана деятельности

- Методические указания по составлению квартальных и годовых отчетов о ходе исполнения планов деятельности

Стратегическое управление - пример отчета

Тактическое управление

Цель процесса - обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем выявления проектов, процессов, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на среднесрочный период (от 1 до 3 лет) и контроля их достижения с периодичностью раз в месяц/квартал

Основные инструменты - Внутренний план деятельности и отчеты по внутреннему плану деятельности

Методическая база - Положение о тактическом управлении

Тактическое управление - типы ключевых событий

Управление проектами

Цель процесса - обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта. Горизонт детального планирования - в среднем 1 год, периодичность контроля - месяц/неделя.

Методическая база - Положение по управлению проектами

Проектное управление - запуск проекта

Управление мотивацией

Варианты системы проектной мотивации:

Система проектной мотивации, применяемая в дополнение к существующей системе мотивации всех сотрудников органа исполнительной власти

- интегрированная система мотивации, которая использует единые принципы мотивации для всех сотрудников органа исполнительной власти (как для участников проектов, так и для участников процессов)

Цели процесса:

Формирование мотивации участников проектов на качественное и своевременное выполнение задач проекта, эффективное взаимодействие различных подразделений, участвующих в проекте, высокий уровень дисциплины

- создание основы для кадровых решений, решений о дополнительном обучении, вознаграждении и дисциплинарных взысканиях

- обеспечение обратной связи от руководителей подразделений об эффективности работы участников проектов

Методическая база - Положение по управлению мотивацией участников проектной деятельности

Обучение участников проектной деятельности

Цели процесса - формирование необходимых знаний и навыков в сфере проектного управления у руководящего состава органа исполнительной власти и участников проектов, а также создание проектной культуры в органе исполнительной власти

Подпроцессы:

Определение групп обучения

- определение учебных модулей

- формирование плана обучения

- формализация требований к обучению

- проведение конкурсных процедур

- проведение обучения

- оценка квалификации

Приложение: Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению проектному управлению

Учебные модули

Цели процесса - административное обеспечение функционирования процессов стратегического, тактического управления и процесса управления проектами в рамках организационной структуры органа исполнительной власти

Основные инструменты: Проектный офис и Проектный комитет

Методическая база:

- Положение о Проектном комитете

- Положение о Проектном офисе

Организационная поддержка проектной деятельности

Цели процесса - сокращение трудозатрат, минимизация ошибок и повышение скорости выполнения процессов стратегического, тактического, проектного управления и процесса мотивации участников проектов органа исполнительной власти путем их автоматизации

Основные инструменты: Информационная система управления проектами

Приложение: Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и внедрению информационной системы управления проектами

Технологическая поддержка проектной деятельности

Дальнейшие шаги

Электронная почта: [email protected]

Электронный текст документа
подготовлен ЗАО "Кодекс" и сверен по:
официальный сайт
Минэкономразвития России
www.economy.gov.ru (сканер-копия)
по состоянию на 23.04.2014

Повышение инвестиционной привлекательности территории остается одной из важнейших задач развития любого региона. Какие факторы влияют на то, что одни регионы неизменно оказываются лидерами, а другим до сих пор не удается активно включится в этот процесс? Каковы управленческие аспекты формирования инвестиционной среды региона?

В июне этого года на Петербургском международном экономическом форуме 2016 был представлен Топ-20 Национального рейтинга состояния инвестиционного климата в субъектах РФ (далее – Рейтинг). Второй год подряд тройка лидеров представлена Республикой Татарстан, Белгородской и Калужской областями. Однако разрыв между лидерами и следующими за ними регионами существенно сократился. В первой десятке появились такие регионы, как Тюменская и Владимирская области, Ханты-Мансийский автономный округ и город Москва. Значительные успехи показали Тульская, Томская, Орловская, Кировская, Липецкая области, Республика Башкортостан.

Источники повышения инвестиционной привлекательности региона: проектные офисы

Одним из факторов успеха, по мнению генерального директора Агентства стратегических инициатив (АСИ) Андрея Никитина, является исполнение в регионах-лидерах поручений Президента РФ по созданию проектных офисов в субъектах РФ. Согласно данным АСИ, позиции в Рейтинге прямо пропорциональны работе проектного офиса в регионе: чем он лучше работает, тем выше позиция в рейтинге. По результатам Рейтинга-2016 оценки деятельности проектных офисов регионов первой и второй десятки составляют 78% и 72% соответственно при среднем балле по России – 67. Практика внедрения проектного управления в регионах была инициирована Президентом РФ В.Путиным, который в своем выступлении на Петербургском международном экономическом форуме 2015 предложил в целях обеспечения внедрения лучших практик создания благоприятного инвестиционного климата создать в каждом регионе специальные проектные офисы . В октябре 2015 года на XIV Международном инвестиционном форуме «Сочи-2015» АСИ представило «Методические рекомендации по применению проектного управления при решении задач улучшения инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации», куда вошло подробное описание процесса внедрения проектного офиса: от организационной структуры и функционала до мотивации участников системы управления проектами. Наряду с этим в Методических рекомендациях были представлены уже существующие практики внедрения механизмов проектного управления в регионах, в том числе и в Белгородской области – в одном из лидеров по внедрению проектных офисов на территории РФ. В 2015 году Департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области, реализующий проектное управление в регионе, занял 1 место в номинации «Организация и деятельность проектных офисов в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации» Конкурса профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп» .

Опыт внедрения проектного управления в регионах России: Белгородская область

Принципы проектного управления в Белгородской области были определены постановлением Правительства Белгородской области от 31 мая 2010 г. №202-пп «Об утверждении положения об управлении проектами в органах исполнительной власти и государственных органах Белгородской области». Его идея заключается в том, что любой человек может стать инициатором проекта. Для этого нужно оформить инициативную заявку, направить ее в Департамент внутренней и кадровой политики Белгородской области, где она в обязательном порядке регистрируется в ПУВП РИАС «Электронное Правительство Белгородской области», к которой подключены все органы исполнительной власти как на региональном, так и на муниципальных уровнях. Затем в ходе прохождения определённой процедуры и согласования в региональных и муниципальных органах власти и отраслевых экспертных комиссиях принимается решение о целесообразности её реализации. Если идея оказывается интересна, то её инициатор приглашается для разработки проекта и в дальнейшем в той или иной форме участвует в её реализации. От органа власти области назначается куратор проекта, осуществляющий организационное сопровождение и мониторинг реализации проекта.

Управление проектами состоит из четырех этапов: инициация, планирование, реализация, закрытие. Этап инициации , описанный выше, заканчивается утверждением паспорта проекта. На этапе планирования осуществляется подбор специалистов, которые будут заняты в реализации проекта, а также готовится план управления проектом, включающий календарное планирование, бюджет, перечень контрольных событий, риски, способы коммуникации и т.п. Этот этап завершается утверждением плана управления проектом. Этап реализации проекта включает в себя выполнение работ; двухуровневый контроль (руководителем и администратором проекта; лицом, уполномоченным экспертной комиссией по рассмотрению проектов); внесение изменений в документы проекта или осуществление корректирующих действий в ходе реализации проекта. Завершается этап утверждением итогового отчета о реализации проекта. На завершающей стадии Экспертной комиссией по рассмотрению проектов принимается решение о закрытии проекта с соответствующим статусом его реализации («проект реализован успешно без отклонений», "проект реализован успешно с незначительными отклонениями", "проект реализован успешно со значительными отклонениями", "проект не реализован, ресурсы сохранены", "проект не реализован, ресурсы потеряны"). Организационная модель проектного управления в Белгородской области представлена на рис.1 (составлен на основании данных Департамента внутренней и кадровой политики Белгородской области, распоряжения Правительства Белгородской области от 17 июня 2013 года №287-рп).

Рис.1. Организационная модель проектного управления в Белгородской области

Важный момент при внедрении проектного подхода в органы исполнительной власти – возможность увязать результативность деятельности госслужащих с их материальным и нематериальным (присвоение рангов в области проектного управления, формирование конкурентной среди проектного управления в органах власти путем проведения различных конкурсов и т.п.) стимулированием.

Обобщенные результаты проектной деятельности в Белгородской области, по данным Департамента внутренней и кадровой политики, выглядят следующим образом. На текущей момент в проектную деятельность вовлечено 30 региональных органов власти и 22 муниципальных образования области; более 50% всех государственных и муниципальных служащих, из которых более 800 государственных и 1500 муниципальных прошли обучение проектному управлению. Общее количество зарегистрированных проектов составляет более 3100, из них 2000 – завершенных, 800 – в реализации, 300 – в разработке; 2/3 всех проектов составляют муниципальные, 1/3 – региональные.

Существующая организация проектного управления позволила Белгородской области повысить эффективность деятельности органов государственной и муниципальной власти, достигнув при этом положительного экономического (снижение административных барьеров, повышение инвестиционной привлекательности региона), социального (участие граждан в инициации и реализации проектов, повышение открытости и прозрачности деятельности органов власти) и управленческого (формирование проектного мышления у государственных и муниципальных служащих) эффекта.

Проектное управление: проблемы и перспективы

Несомненно, практика внедрения проектного управления имеет большие перспективы и обладает рядом существенных преимуществ по отношению к распространенному в настоящее время программно-целевому подходу. К их числу относится улучшение межведомственного взаимодействия, распределение ответственности и полномочий, повышение прозрачности и открытости проектов и мероприятий, что, в конечном счете, способствует повышению эффективности использования ресурсов (в том числе и трудовых) и мотивации сотрудников и руководителей, сокращению сроков и затрат реализации проекта, достижению запланированных результатов. Фактически постепенный переход на проектное управление в органах власти является безальтернативным. Как мы уже говорили выше, идея создания в каждом регионе страны специальных проектных офисов была озвучена В.В.Путиным на Петербургском международном экономическом форуме 2015. Внедрение в деятельность органов власти методов проектного управления определено как одно из направлений повышения эффективности исполнения функций государственной власти в «Основных направлениях деятельности Правительства РФ на период до 2018 года». Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ утверждены «Методические рекомендации по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти». АСИ представлены «Методические рекомендации по применению проектного управления при решении задач улучшения инвестиционного климата в субъектах Российской Федерации». Как видим, работа в этом направлении ведется достаточно активно. Поэтому игнорировать это направление регионам не удастся.

Однако при внедрении подобного рода практики возникает ряд проблем, порождаемых, как ни странно, именно преимуществами проектного управления. Среди основных, на наш взгляд, можно выделить кадровые проблемы и проблемы, возникающие при «столкновении» функционального и проектного подходов. Поясним, что имеется в виду. Реализация государственных программ и проектов подразумевает взаимодействие и участие в процессе сотрудников разных ведомств, органов других уровней власти, организаций-исполнителей, что влечет за собой необходимость выстраивания новых систем коммуникаций, непривычных организационных структур, распределения полномочий и обязанностей. Для госструктур это может стать крайне сложным процессом в связи с отсутствием определенных навыков, необходимостью изменять устоявшиеся практики функционального взаимодействия органов, а также элементарной боязнью потерять контроль (в том числе и финансовый) над реализуемым проектом.

Кадровые проблемы в своем большинстве вызваны недостаточным уровнем готовности работников к изменениям, нехваткой компетенций и отсутствием ориентации на достижение конечного измеримого результата труда. Фактически регионам не хватает специалистов, не просто имеющих практику проектного управления, но и способных самостоятельно разрабатывать проекты. Причины этого могут быть достаточно разными – от инертности организационных систем до стремления к «стабильности» и страха разрушения сложившихся традиций. Однако без формирования нового «проектного» мышления госслужащего, без обязательного обучения служащих основам проектного управления решение кадровой проблемы представляется маловероятным.

Таким образом, несмотря на то, что проектное управление в государственном секторе только делает свои первые шаги, можно с уверенностью утверждать, что оно становится новым этапом формирования культуры в органах государственного управления. И опыт показал, что те регионы, которые активно включаются в процесс внедрения проектного управления, получают существенные преимущества в развитии перед остальными. А вовлеченность региональных институтов развития в этот процесс должна стать одним из факторов улучшения инвестиционного климата территории.

Статья подготовлена в рамках специального исследовательского проекта Интернет-издания «Капитал страны»

Статья написана в рамках специализированного исследовательского проекта интернет-издания "Капитал страны".