Закладке заказы покупателей к отгрузке. Резервирование товара. Отчет "Анализ движений по резервам"

Вводим документы заказ покупателя, заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров.

Цепочка заказ покупателя – реализация

Введем в систему управления предприятием 2.0 классическую цепочку движения товаров, начинающуюся заказом покупателя и завершающуюся реализацией этому покупателю.

В нашей цепочке будет участвовать – заказ поставщику. То есть будут введены следующие документы – заказ покупателя, далее заказ поставщику, поступление товаров и услуг, реализация товаров и услуг покупателю.

Для оформления заказа покупателю перейдем в раздел «Продажи». Выберем пункт «Заказы клиентов». Кстати, если у вас данного пункта нет, нужно не забывать, что система управления предприятием настраиваемая, и возможно данный пункт отключен в вашей системе. А настраивается это в меню «Администрирование» в разделе « и продажи». Здесь есть соответствующая галочка – «заказы клиентов». В том случае, если она отключена, у нас в разделе «Продажи» - «Заказы клиентов» отсутствует. Включим ее обратно.

Итак, вернемся к созданию заказов клиентов. Создаем новый документ. Указываем клиента. Это будет «Светлый путь». Нам нужно выбрать так же соглашение. И добавить товар, который хочет приобрести клиент. Укажем количество товара и его цену. Также нам необходимо указать желаемую дату отгрузки. Дата документа у нас 9-е число. Пускай желаемая дата отгрузки будет 14-е число.
Также на закладке «Дополнительно» нужно проверить заполнение этапов оплаты. Заполним их автоматически. И выберем вариант оплаты – « после отгрузки», иначе программа нам не даст отгрузить данный товар без оплаты, а оплату в данном уроке мы не рассматриваем. Нажимаем ОК.

И в принципе документ у нас заполнен за исключением такого важного момента, как «Статус». Статус, также пункт настраиваемый. Статусы можно отключить, но если они включены, его нужно обязательно заполнять, для того чтобы документ корректно проводился. В данном случае у нас статус – «к обеспечению». По нажатию стрелочки вверх, программа автоматически устанавливает максимально возможный статус документа. Нажимаем кнопку «Провести и закрыть». И у нас создается документ «Заказы клиентов».

В самом заказе мы можем посмотреть состояние выполнения данного заказа. Данный отчет показывает: сколько клиент заказал, сколько требуется обеспечить и к какому числу, и сколько, собственно говоря, уже собирается на складе, и сколько ему отгружено. То есть, в данном отчете вы можете увидеть полную картину выполнения данного заказа.

Введем на основании данного заказа клиента – заказ поставщику. Нажмем кнопку «Создать на основании». И выберем «Заказ поставщику». У нас откроется новый заказ поставщику. Также заказ поставщику можно ввести через раздел «Закупки» - «Заказы поставщикам».

Итак, у нас заполнен документ основание заказа поставщику. Нам нужно указать поставщика. Также у нас заполнена табличная часть, где нам остается указать цену заказа. На закладке «Дополнительно», мы также должны указать этапы оплаты поставщику. Этапы оплаты мы указываем, для того чтобы бухгалтер смог вовремя оплатить все наши заказы, для того чтобы у нас была четкая картина по тем деньгам, которые к нам придут и тем деньгам, которые мы должны заплатить, чтобы у нашей организации не было кассового разрыва. Из платежей и поступлений у нас складывается, так называемый, «платежный календарь». Нажимаем кнопку ОК. Также устанавливаем статус заказу поставщику. Нажимаем кнопку «Провести».

И далее создадим «На основании» прямо из формы данного документа «Поступление товаров и услуг». Система говорит нам, что мы не можем ввести поступление товаров и услуг, поскольку статус данного документа не позволяет нам сделать этого. Это можно сделать только после того, как статус будет - к поступлению. Для того чтобы статус был «К поступлению», мы можем его установить «К поступлению» и провести документ.

Теперь создаем «На основании» - «поступление товаров и услуг». Указываем дату документа – 10-е число. Здесь также мы можем указать, что получен счет-фактура от поставщика. На закладке «Дополнительно» мы должны указать «Подразделение». Укажем подразделение – «Отдел закупок». И нажмем «Провести» документ. Документ проведется. И в «Заказе поставщику» мы можем увидеть состояние выполнения данного заказа. Мы видим, что заказаны 5 шт. и оформлено также 5 шт. В «Заказе поставщику» устанавливаем статус «Закрыт». И проведем его.

Теперь вернемся к нашему «Заказу клиента». И проверим его статус выполнения. Как видим, он на данный момент не изменился. Введем «На основании» заказа клиента документ «Реализация товаров и услуг». Система не позволяет нам ввести документ реализации товаров и услуг пока документ находится в статусе «к обеспечению». Переведем его в статус «к отгрузке». Проведем. И введем «На основании» - «реализация товаров и услуг». Здесь нам также требуется на закладке «Дополнительно» указать подразделение. Укажем «отдел продаж». Также создадим счет-фактуру. И проведем документ.

Вернемся к заказу клиента. Посмотрим его статус выполнения. Как мы видим, что в документе заказано 5 шт., оформлено 5 шт. Таким образом, мы видим, что заказ выполнен. Установим статус заказа клиента – «Закрыт». И проведем его.

Таким образом, мы прошли всю цепочку от заказа клиента до реализации клиенту товара. Посмотрим, как это отразилось на деятельности предприятия. Перейдем в раздел «Финансы». Откроем пункт «Отчеты по финансам». И откроем отчет «Валовая прибыль предприятия». Нажмем кнопку «Сформировать».

Как мы видим, система показывает нам выручку и себестоимость в разрезе подразделений, организации и менеджеров. Но в данном случае себестоимость не рассчитана и программа нам показывает 100-процентную рентабельность нашей операции. С чем это связано? Это связано с тем, что себестоимость в данной программе рассчитывается отдельно.

Рассчитаем себестоимость нашей операции. Для этого перейдем в раздел «Закрытие месяца» в меню «Финансы». Нажмем кнопку «Рассчитать» напротив пункта «Расчет себестоимости». Себестоимость рассчитается.

Если же у вас себестоимость не рассчитана, то возможно вы не настроили учетную политику по расчету себестоимости. Для этого вам нужно перейти в «Настройки и справочники». И указать настройку методов оценки стоимости товаров. В данном случае указана – средняя за месяц. Но это может быть – ФИФО взвешенная или скользящая оценка. Также очень важная галочка – обновлять стоимость регламентным заданием. Она означает, что себестоимость будет пересчитываться автоматически раз в заранее заданный промежуток времени.

Но вернемся к нашему отчету «Валовая прибыль предприятия». Сформируем его. Мы увидим, что себестоимость рассчиталась. У нас получилась валовая прибыль и рентабельность.

1С: УНФ способствует снижению затрат и ресурсов на получение и переработку информации в предприятиях, работающих в сфере малого бизнеса. Главным документом, через который проходят все операции в УНФ, является «Заказ покупателя». На его основании производятся все операции связанные с планированием продаж, производства, закупок и резервирования ТМЦ на складах. Поэтому вокруг него формируется вся аналитическая база деятельности компании. Одним словом, заказ покупателя в УНФ является основой для определения затрат и финансового результата деятельности компании.

Характеристика документа

Главное предназначение документа «Заказ покупателя» – отражение в базе данных решения клиента совершить покупку товара или услуги. В нем отражены следующие данные:

• Реквизиты покупателя;
• Срок запланированной доставки;
• Список товаров для продажи;
• Зарезервированные позиции;
• Общая стоимость;
• График рассрочки товара.

Список заказов покупателей открывается в журнале по следующему пути: Продажи/Заказы покупателей.

Журнал заказов покупателей

В журнале документов «Заказы покупателей» содержится вся основная информация.

На верхней панели располагаются следующие функциональные клавиши:

• Создать;
• Создать копированием;
• Создать по шаблону;
• Установить напоминание;
• Отправить по почте (заказ покупателя, или счет на оплату);
• Распечатать (заказ покупателя, договор, коммерческое предложение, счет на оплату простой или с факсимиле);
• Создать на основании;
• Открыть отчет «связанные документы», из которого видно все связи текущего заказа с другими операциями в базе.

На основании заказа покупателя мы можем создать более двадцати различных видов документов. Все они отражаются во всплывающем списке, при нажатии клавиши «создать на основании».

Сам журнал состоит из нескольких колонок. Первая, с изображением коробочки сообщает состояние отгрузки, вторая, с монеткой – состояние оплаты. Пустые кружки означают, что ни отгрузки, ни оплаты еще не было. Если кружок окрашен в зеленый цвет, то процедура произведена в полном объеме. Частично закрашенный круг говорит нам о неполной отгрузке, или частичной оплате. Пустой круг красного цвета обозначает просрочку по заказу покупателя.

С правой стороны журнала УНФ «заказ покупателя» есть фильтр. Переключиться на него можно нажатием клавиш Ctrl+F. Здесь можно сделать выборку заказов по дате, контрагентам, виду и состоянию заказов, состоянию отгрузки или оплаты, а так же по ответственному за заказ менеджеру.

Заполнение документа «Заказ покупателя»

В УНФ 1С заказ покупателя можно создать двумя путями. Первый – на основании события. Для этого в левой основной панели открываем закладку «CRM», выбираем журнал «События». В открывшейся форме нажимаем кнопку «создать на основании» и выбираем из списка «Заказ покупателя».

Второй — создать в журнале заказов покупателей, используя функциональную клавишу «Создать». Откроется форма для заполнения.

Тут уже автоматически программа заполняет номер и дату, организацию, вид операции, вид и состояние заказа.

Вид заказа предназначен для компаний, имеющих несколько типов заказов. Если данная опция нужна, а в открывшейся форме ее нет, необходимо включить её, перейдя в раздел «Настройки», из левого меню «Продажи». Тут необходимо поставить галочку рядом с параметром «Виды заказов покупателей». Теперь «Вид заказа» появится в форме «Заказ покупателя».

Вид операции по умолчанию стоит «Заказ на продажу», но при необходимости, можно поменять его на «Заказ на переработку». В нижнем поле откроется дополнительная закладка «Материалы заказчика», где добавлением, или подбором из списка, можно внести материалы, которые будут перерабатываться.

Если все основные реквизиты, установленные по умолчанию, не требуют изменений, приступаем к заполнению полей формы УНФ «Заказ покупателя». Добавляем покупателя из списка контрагентов, или создаем нового.

Устанавливаем предполагаемую дату отгрузки. И приступаем к заполнению товаров/услуг/работ, которые заказывает данный покупатель. В нижней части формы в открытой вкладке «Товары, услуги» создаем позицию нажатием на клавишу «Добавить», либо «Подбор» (выбираем из открывшегося справочника).

При выборе из справочника указываем количество и цену. Нажимаем клавишу «Перенести в документ».

Если товар ставим на резерв, то заполняем вкладку «Дополнительно». Указываем в ней склад, с которого будет производиться отпуск товара и «Проект», если требуется связать несколько заказов.

Заполняем все реквизиты в закладке «Доставка», если осуществляем адресную доставку.

И заполняем раздел «Платежный календарь». Ставим галочку на позиции «заполнить оплату», выбираем форму оплаты, если безналичный платеж, программа заполнит «Банковский счет». Указываем дату и процент оплаты, остальное УНФ рассчитает сама.

Если оплата производится частичная, то справа нажимаем клавишу «Список», и добавлением позиций вводим те же данные.

Оплата покупателя может планироваться так же в документе «Счет на оплату». Важно составлять график платежей только в одном из них. Если оплата будет запланирована в двух документах, сумма платежа задвоится в программе.

После заполнения формы, нажимаем «Записать», затем «Провести». Теперь мы можем распечатать заказ покупателя, счет на оплату либо другой необходимый документ, из списка.

Сводный отчет

При необходимости можно получить сводный отчет по заказам покупателя в УНФ (Продажи/Аналитика/Отчеты/Отгрузка и оплата по заказам).

В правой части формы выбираем параметры, по которым необходимо посмотреть аналитику, и нажатием клавиши F5 формируем отчет. Тут же можно убирать или добавлять колонки, строки, ставить фильтры.

1. Тип цен - не заполнено.

2. Сумма вкл. НДС.

3. Тип цен по умолчанию в Заказе покупателя.

3. Как установить правила игры для менеджеров.

4. При изменении суммы пересчитывать скидку, а не цену.

1. Тип цен - не заполнено

Да, именно это сообщение в нижнем правом углу Заказа покупателя нас встречает, если мы не настроили работу с ценообразованием в 1С. Как поправить?

Самый базовый вариант автоматического определения цен в Заказе покупателя - это зайти на закладку «Цены и валюта» и указать тип цен там:

Теперь подбираем номенклатуру в документ привычным Вам способом:

• через Подбор
• поиском по наименованию прямо в строке табличной части

1С автоматически подставит цены указанного Вами типа:

Будьте внимательны, если цены менялись во времени, то цена подставится действующая на дату Заказа покупателя.

Все просто. Ага, чудесно. А что делать если не получилось?

Разберем основные случаи:

1. Забыли указать тип цен на закладке или указали не тот.

Ничего страшного, можно это сделать и после подбора номенклатуры. Выберите тип цен на закладке Цены и валюта и проверьте, чтобы был установлен флажок Перезаполнить цены:

1С перечитает все цены в табличной части Заказа покупателя.

2. Цена поставится, если она есть в 1С!

Если у Вас еще не установлены цены Вашего прайса в 1С, то смотрите материалы, как создать тип цен номенклатуры и как установить цены в 1С.

3. Цена на товар установлена, но позже, чем дата Заказа покупателя.

С даты учитывает, потому что цены могут меняться во времени. Берет она значение действующее на дату продажи. В такой ситуации следует или поменять дату документа Установка цен номенклатуры на более раннюю, или создать отдельную Установку на нужную дату.

Проверить дату цены можно через Отчеты - Ценообразование - Анализ цен:

4. Вы используете характеристики номенклатуры.

Цена поставляется та, которая указана именно для характеристики в строке. А если не указана?

Бывает, что цена от характеристики не зависит. Тогда можно указать только одну цену, без характеристики. 1С подберет ее в строку заказа. Если такая цена не установлена, то тогда 1С не будет заполнять цену в строке заказа покупателя.

И наоборот.

К примеру Вы выбрали товар, по которому ведется учет по характеристикам с разными ценами, но он Вам сейчас нужен без характеристики. Для товара без характеристики должна быть указана своя отдельная цена, иначе 1С оставит цену не заполненной.

5. Цены указаны в валюте, Заказ в рублях, а курс не указан.

Такое тоже поначалу работы в 1С случается. 1С пересчитывает цены всегда в валюту договора, а курс берет на дату заказа.

Нужно установить курс валюты на дату в справочнике валют.

Потом зайти на закладку Цены и валюта Заказа покупателя и установить флажок Перезаполнить цены. 1С подхватит появившийся курс и пересчитает цены в табличной части.

2. Сумма вкл. НДС

При выборе типа цен система автоматически определит, что делать с НДС. Следует ли считать, что НДС включен в сумму документа или нужно рассчитать НДС сверху из выбранного Вами типа цен. Флажок Сумма вкл. НДС будет заполнен значением из типа цен. Из поля Цены включают НДС.

Это значение не обязательно. Можно изменить как нужно для конкретного документа. При этом 1С автоматически пересчитает цену таким образом, чтобы общая сумма документа (с учетом НДС) не изменилась.

3. Тип цен по умолчанию в Заказе покупателя

Теперь рассмотрим более массовые варианты. Если у Вас Заказов покупателей много, то устанавливать в каждом тип цен вручную неудобно.

В 1С есть несколько возможностей определить тип цен по умолчанию:

1. Установить тип цен в настройке пользователя Ваших менеджеров по продажам:

Это удобно, когда в компании несколько прайсов по каналам сбыта. Часто каждый менеджер работает с определенным каналом сбыта и, соответственно, прайсом. И ему удобно, что сразу подставляется нужная цена.

Будьте внимательны, этот механизм не запрещает менеджеру изменять цену, а только делает его работу удобнее. Способы ограничения свободы действий пользователей мы рассмотрим позже.

2. Установить тип цен в договоре с контрагентом:

Этот тип цен будет иметь приоритет перед настройкой пользователя по умолчанию.

Способ удобен, когда прайсы установлены по типам клиентов и соответствующий прайс прописан в договоре. Менеджер работает с группой товара, но с разными типами покупателей.

4. Как установить правила игры для менеджеров

Часто нужно ограничить свободу действий менеджеров в изменении цен в Заказе покупателя или Реализации товаров и услуг.

Варианты разные: от жесткого запрета трогать цену вообще до свободы в принятии решений в пределах какой-то нижней границы цены.

Что предлагает нам классика 1С 8?

Следующие полезные ограничения заложены в механизмах дополнительных прав пользователей:

Важно! Дополнительный права ограничивают пользователя только с неполными правами.

Чтобы правила действовали для пользователей, им нужно настроить роли.

Итак, имеем следующие замечательные возможности:

Не отпускать товар с ценой ниже определенного типа - устанавливаем здесь тип цен и 1С сравнивает цену за единицу в документе продажи с ценой по этому типу. Если цена с учетом всех скидок ниже - провести документ нельзя:

Разрешить нулевые цены в оптовой торговле - по умолчанию с неполными правами нельзя провести Заказ покупателя или реализацию с нулевой ценой. Но возможно дать такие права, например, когда заказы оформляются сначала только количественно.

Редактирование цен в документах - самое жесткое ограничение - запрещает менять цену в документе совсем. Что автоматически подставилось, так и оформляем документ. По умолчанию пользователи с неполными правами не могут редактировать цены и скидки в документах.

5. При изменении суммы пересчитывать скидку, а не цену

В дополнение, настройка удобная, когда пользователь дает скидку к стандартной цене исходя из суммы по договоренности с клиентом. Снова вернемся к Настройкам пользователя:

• Ввести документ «Заказ покупателя»:
  • В табличную часть документа внести заказанный товар.
  • Если часть товара есть на складе, в колонке «Размещение» выбрать этот склад. Товар будет зарезервирован по этому заказу.
  • Провести документ.

Покупатель оплатил заказ

• В документе оплаты должен быть заполнено поле «Заказ покупателя».
• Для этого ПКО или поступление на расчетный счет вводят на основании заказа или выбирают в поле «Заказ-покупателя» нужный заказ.

Заказ товара у поставщика

Поступление товаров от поставщика

• В момент проведения документа поступивший по заказу-покупателя товар резервируется на складе.
• Для этого в документе поступления обязательно должны быть указаны документы заказа-поставщика и заказа-покупателя.
• Есть два варианта привязки к заказа поставщику в документе поступления.
  • Вариант №1. Заказ поставщику указывается в шапке документа.
  • Вариант №2. Заказ поставщику можно указать в табличной части документа. Регулируется через «Сервис / Настройка параметров учета / Указание заказов в табличной части документов».
• Заказ-покупателя всегда указывается в табличной части поступления.
• Документ поступления удобно вводить на основании заказа-поставщику. В этом случае поле «Заказ-поставщику» будет заполнено автоматически.

Автоматическое заполнение заказов (без ввода поступления на основании заказа-поставщику)

• Если ввод на основании неудобен - можно воспользоваться нашей доработкой:
  • Товар вводится в документ поступления как обычно.
  • После нажатия на кнопку «Заполнить заказы» товар автоматически распределятся по заказам покупателей и поставщиков.

Отчет «Анализ заказов покупателей»

• Отборы
  • Если дата не выбрана - выводится информация на текущий момент.
  • Если нужны только открытые заказы:
    • Состояние отгрузки по заказу - поставить.
    • Не отгружено - поставить.
    • Отгружено частично - поставить.
    • Отгружено полностью - снять.

• Колонки
  • Запланировано - сумма заказа. Всегда заполнено.
  • Осталось оплатить - остаток задолженности по заказу покупателю. Задолженность возникает при проведении заказа-покупателю, а не реализации.
  • Предоплата - сумма предоплаты, которую осталось внести.
    • Требуемый процент предоплаты вносится в договоре в соответствующем поле.
    • Если предоплата внесена не полностью, там будет выведена положительная сумма.
    • Если полностью - пусто.
    • Сумма «Осталось оплатить» не зависит от суммы предоплаты и показывает общую сумму долга.
  • Осталось отгрузить - товар, заказанный покупателем, но еще не отгруженный.
    • Если колонка пуста - значит заказ-покупателя полностью выполнен и весь товар отгружен.
  • Со склада - товар по заказу покупателю лежит на складе зарезервированным.
  • Заказано - товар по заказу покупателю заказан у поставщика.
  • Осталось обеспечить = «Осталось отгрузить» — «Со склада» — «Заказано». Товар по заказу покупателя не заказан у поставщику и не лежит на складе.
    • Если значение отрицательное - значит товара на складе больше, чем необходимо под этот заказ.

Отчет по кнопке «Анализ» в заказе-покупателю

• По номенклатуре
  • Заказ
    • Запланировано - количество заказанного товара.
    • Отгружено - количество товара, по которому введены документы «Реализация».
    • Осталось отгрузить - разница между заказанным и отгруженным товаром.
  • Комплектация
    • Резерв - товар лежит на складе, зарезервированный под данный заказ-покупателя.
    • Заказано - проведен заказ поставщику по этому товару.
    • Свободный остаток - товар лежит на складе не зарезервированный ни под кого.
    • Осталось обеспечить - товар заказан покупателем, но не заказан поставщику и не зарезервирован на складе.
• По деньгам
  • Запланировано
    • Всего - общая сумма заказа.
    • Предоплата - сумма, которую покупатель должен был оставить в качестве предоплаты.
    • Оплачено - сумма, оплаченная покупателем.
  • Оплатить
    • Всего - общий долг по заказу.
    • Предоплата - сумма предоплаты, которую необходимо довнести.

Как посмотреть, в каком состоянии находится заказ покупателя

• Вариант №1
  • Открыть карточку контрагента.
  • Выбрать пункт «отчеты / Заказы покупателей».
  • Откроется отчет «Анализ заказов покупателей» по этому контрагенту.
• Вариант №2
  • Найти документ заказ-покупателя по номеру или клиенту.
  • Нажать кнопку «Анализ» в верхней командной панели.
• Вариант №3
  • Открыть отчет через пункт главного меню «Отчеты / Продажи / Анализ заказов / Анализ заказов покупателей».
  • Сформировать отчет и найти клиента в нем.

Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?

Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».

Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.

Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.

Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.

Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.

Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.

Этапы автоматизации и доработки

1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).

Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.

Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).

Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения

2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.

Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.

Рисунок 3. Номенклатура поставщика

В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.

3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.

Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.

После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).

Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества

Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5

Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу

4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.

В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.

Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков

Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».

5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.

Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.

Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.