Должностные инструкции кадровика бюджетного учреждения. Должностная инструкция специалиста отдела кадров. Взаимоотношения по должности с другими структурными подразделениями

[Наименование организации]

Должностная инструкция

Утверждаю

[Наименование должности] [Наименование организации]

______________/___[Ф.И.О.]___/

Специалист отдела кадров

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста отдела кадров [Наименование организации в родительном падеже] (далее - Общество).

1.2. Специалист отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Специалист отдела кадров относится к категории служащих и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.4. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 2 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.

1.5. Специалист отдела кадров должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

Трудовое законодательство;

Структуру и штаты предприятия;

Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

Порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

Основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. Специалист отдела кадров в своей повседневной деятельности руководствуется:

Локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

Правилами внутреннего трудового распорядка;

Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

Указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

Настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия специалиста отдела кадров его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функциональные обязанности

Специалист отдела кадров осуществляет следующие трудовые функции:

2.1. Ведет учет личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

2.2. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам.

2.3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.4. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям.

2.5. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

2.6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.7. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и ее движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

2.8. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций.

2.9. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

2.10. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

2.11. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

2.12. Составляет установленную отчетность.

2.13. Принимает необходимые меры по обеспечению сохранности/неразглашения коммерческой тайны Общества, а также персональных сведений о работниках Общества.

В случае служебной необходимости специалист отдела кадров может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Специалист отдела кадров имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста отдела кадров.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию инспектора по кадрам.

3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист отдела кадров несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, - и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста отдела кадров осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем - регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия - периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста отдела кадров является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста отдела кадров определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист отдела кадров обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ "__" _______ 20__ г.

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта

1. Общие положения

1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

5) основы документооборота и документационного обеспечения;

6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

8) структуру организации;

9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

11) нормы этики и делового общения;

12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

14) Правила внутреннего трудового распорядка;

15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

8) разрабатывать проекты кадровых документов;

9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

13) вести деловую переписку;

14) соблюдать нормы этики делового общения;

15) ……… (другие навыки и умения)

1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

1) ……… (наименование учредительного документа)

2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

3) настоящей должностной инструкцией;

4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

1.6. ……… (другие общие положения)

2. Трудовые функции

2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

2) ведение документации по учету и движению кадров;

3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

2.2. ……… (другие функции)

3. Должностные обязанности

3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

7) ведет учет рабочего времени работников;

8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

4) осуществляет подготовку:

По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

3.1.5. ……… (другие обязанности)

3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

4. Права

Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта " ", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

6.3. ……… (другие заключительные положения)

Отдел кадров (ОК) - это структура в организации, отвечающая за управление персоналом. Обязанности менеджеров по персоналу закреплены должностной инструкцией специалиста по кадрам и включают в себя не только подбор сотрудников, но и правильное ведение документации.

Структура

Структура отдела и количество его сотрудников зависит от общей численности работников на предприятии и особенностей его деятельности. Как правило, в компаниях с численностью до 100 человек достаточно 1-2 работников, а от 100 до 500 человек - 3-4 менеджеров.

Если предприятие крупное (свыше 500 человек), то есть смысл создать целую службу, в которой будет задействовано 7-10 работников. В малых фирмах отдела кадров может и вовсе не быть - обязанности выполняют бухгалтера или директор компании.

Менеджер работает строго по должностной инструкции инспектора по кадрам, которая содержит его права и обязанности, а также предъявляемые требования.

Общие положения

На должность кадровика принимается лицо с высшим образованием, но к стажу работы требования не предъявляются.

Кадровик должен знать:

законодательство и методические материалы по управлению персоналом;
нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
технику анализа персонала и как определять в нем потребность;
правила проведения аттестации;
правила делопроизводства и оформления трудоустройства;
порядок ведения и хранения документации;
правила использования справочника ЕТКС (единого тарифно-квалификационного справочника) .

В своей деятельности инспектор по кадрам руководствуется уставом организации, приказами и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностные обязанности

Должностные обязанности специалиста по кадрам закреплены рабочей инструкцией.

Повседневные обязанности кадровика регламентируются Положением Министерства труда от 21.08.1998.

Подбор персонала

Основной функцией инспектора является подбор персонала, прием и рассмотрение резюме. Как правило, поиск ведется путем размещения информации о свободных вакансиях в службе занятости населения и СМИ (средствах массовой информации). Менеджер по персоналу, применяя методики отбора, проводит тестирования и определяет пригодность претендента на должность.

Дополнительные функциональные обязанности

Кроме поиска работников, инспектор по кадрам занимается и другой работой.

Дополнительные обязанности кадровика могут включать:

прогнозирование потребности в персонале, формирование трудового резерва;
анализирование состава персонала по разным признакам (профессия, возраст, образование и другие);
организация рационального учета работников и их движения;
разработка мероприятий по переподготовке сотрудников и повышению квалификации;
оценка комфортности условий труда для персонала.

Кроме того, кадровик может выполнять дополнительные поручения руководителя, например, составлять отчетность.

Воинский учет

Инспектор ведет учет военнообязанных лиц, трудоустроенных в его организации. При необходимости, он оформляет документы для постановки на учет или прохождения службы в армии и самостоятельно предоставляет их в военкомат.

Функциональные особенности должностей

Как правило, структура отдела кадров состоит из сотрудников, выполняющих определенную работу.

Инспектор

На должность инспектора принимаются лица со средним образованием, без предъявления требований к стажу.

Инспектор выполняет следующие задачи:

документальное оформление операций (принятие, увольнение, перевод);
подготовка и ведение личных дел работников;
заполнение и хранение трудовых книжек;
отслеживание и оформление очередных отпусков;
обработка больничных листов;
подготовка документов для выхода работника на пенсию или в декретный отпуск.

Обычно инспекторам поручают отслеживание «текучки» кадров и выявление ее причин.

Ведущий специалист

К ведущим специалистам относятся лица с достаточной профессиональной подготовкой, высшим образованием и опытом работы не менее одного года. Обязанности, возлагаемые на такого сотрудника, аналогичны обязанностям инспектора. Однако ведущий специалист по кадрам отличается тем, что может работать сверхурочно согласно трудовому законодательству.

Начальник отдела

Эту должность может занимать только лицо с высшим образованием, отработавшее в данной сфере не менее трех лет.

Начальник отдела по работе с персоналом занимается:

разработкой положения о кадровой политике;
оценкой потребности в работниках;
управлением штатом согласно полномочий;
организацией аттестации и анализом ее итогов;
организацией процессов приема персонала, его увольнения и переводов;
контролем за выполнением обязанностей;
поощрением своих подчиненных.

Его кандидатура назначается руководителем компании, которому будущий начальник и будет подчиняться.

Делопроизводитель

Делопроизводитель занимается оформлением документации, поэтому должен знать:

нормативные акты и положения по ведению делопроизводства на предприятии;
основные положения и стандарты Единой государственной системы делопроизводства;
структуру предприятия и его подразделений;
правила использования вычислительного оборудования;
правила внутреннего распорядка;
нормы охраны труда;
трудовое законодательство.

На должность делопроизводителя принимаются лица без высшего образования и стажа, но с подготовкой по установленной программе.

В обязанности делопроизводителя входит:

прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции, а также ее учет;
передача документов на исполнение от руководителя;
отправка документации по адресатам;
подготовка документов к отправке в архив.

Делопроизводитель обязан обеспечивать сохранность всех документов, с которыми ему приходиться работать.

Права

Инспектор имеет право запросить у работника информацию и документацию, необходимую для выполнения своих обязанностей.

Начальник отдела может требовать от руководителя обеспечения технических условий, необходимых для исполнения обязанностей отдела.

Начальник может предлагать руководству решения:

по совершенствованию работы с персоналом;
по привлечению лиц, нарушивших трудовой распорядок, к дисциплинарной и материальной ответственности.

Также он может дополнительно просить руководителя о поощрении своих отличившихся работников.

Ответственность

Кадровик, как и любой другой работник, несет разного рода ответственность.

Инспектор несет ответственность:

за причинение материального ущерба организации;
за правонарушение в пределах своей деятельности;
за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

Любая ответственность закрепляется определенными документами, с которыми работника знакомят при трудоустройстве.

Образец должностной инструкции

В каждой организации должностные инструкции могут отличаться по содержанию. Однако процесс оформления у всех одинаков. Внешне типовая инструкция выглядит следующим образом.

Правила ознакомления с документом

При вступлении в должность новому работнику необходимо ознакомиться с должностной инструкцией. Согласно ч. 3 ст. 68 Трудового Кодекса РФ специалист должен прочитать ее и поставить свою подпись.

Кроме того, инспектору дают на ознакомление и другие документы:

правила внутреннего трудового распорядка;
нормативные акты, связанные с его трудовой деятельностью;
положение по охране труда;
положение о защите персональных данных и коммерческой тайне;
правила делопроизводства;
иные документы по кадровому учету.

Ознакомиться с ними новый работник должен в момент оформления трудового договора.

Требования к кадровику

При приеме на работу претенденту необходимо уметь ориентироваться в нормах трудового законодательства, правилах кадровой системы и во внутренней документации предприятия. Кроме того, он должен уметь подготавливать документы и вести книги по трудоустройству.

Какими компетенциями должен обладать

Кроме вышеназванных основ, инспектор должен уметь выполнять и другую работу, специфика которой определяется на предприятии.

При поступлении на работу работник ОК должен знать:

методические рекомендации по управлению персоналом;
основные принципы психологии и социологии;
правила использования вычислительной техники;
методы анализа и оценки персонала;
правила проведения квалификационных испытаний;
источники привлечения работников.

На каждом предприятии могут быть свои обязанности кадровика, зависящие от специализации организации, численности работников и многих других факторов.

Профстандарт

Кадровые служащие попадают под нормативы, утвержденные документом № 691-н от 06.10.2015. Профстандарт специалиста по кадрам содержит необходимые требования к умениям менеджера по работе с персоналом и его обязанности на рабочем месте.

Особенности профессии

Главная / Должностные инструкции

Скачать должностную инструкцию
специалиста по кадрам (.doc, 75КБ)

I. Общие положения

Специалист по кадрам по кадрам относится к категории специалистов.
На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность специалиста по кадрам и освобождение от нее производится приказом
Специалист по кадрам должен знать:
1. 4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам управления персоналом.
2. 4.2. Трудовое законодательство.
3. 4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
4. 4.4. Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах.
5. 4.5. Источники обеспечения предприятия кадрами.
6. 4.6. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.
7. 4.7. Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний.
8. 4.8. Порядок избрания (назначения) на должность.
9. 4.9. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
10. 4.10.
  Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профстандартом
  
  Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
11. 4.11. Порядок составления отчетности по кадрам.
12. 4.12. Основы психологии и социологии труда.
13. 4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
14. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
15. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности.
На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

II. Должностные обязанности

Специалист по кадрам:

Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
Проводит изучение и анализ:
1. 3.1. Должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений.
2. 3.2. Установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников.
3. 3.3. Результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.
Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.
Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок.
Принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.
Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
Контролирует:
1. 11.1.
  Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников.
2. 11.2. Выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности.
3. 11.3. Соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек.
4. 11.4. Подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам.
5. 11.5. Внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия.
Составляет установленную отчетность.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Специалист по кадрам имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия и совершенствованию форм и методов труда; замечания по деятельности персонала предприятия; варианты устранения имеющихся в деятельности предприятия недостатков.
Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя организации).
Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Специалист по кадрам несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров регламентирует трудовые отношения. Документ устанавливает ответственность, права, функциональные обязанности работника, порядок его подчинения, занятия и освобождения от должности, требования к навыкам, образованию.

Инструкцию готовит руководитель подразделения организации. Утверждает генеральный директор.

І. Общие положения

1. Специалист отдела кадров принадлежит к категории «специалисты».

2. Специалист отдела кадров непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров/генеральному директору учреждения.

3. На должность специалиста отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. Назначение или освобождение от должности специалиста отдела кадров осуществляется приказом генерального директора учреждения.

5. В период отсутствия специалиста отдела кадров его права, ответственность, функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

Обязанности кадровика

Специалист отдела кадров должен знать:

кадровую политику организации;
организационно-штатную структуру учреждения;
методы подбора, оценки кадров;
основы гражданского, трудового законодательства РФ;
условия на рынке труда;
правила заключения и оформления договоров;
нормы делового этикета и общения;
основы обращения с базами данных, средствами автоматизации учета;
правила начисления льгот, компенсаций, оформления пенсий сотрудникам;
правила охраны труда, противопожарной защиты, техники безопасности;
отчетные документы, установленные в учреждении.

7. Специалист отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

данной должностной инструкцией;
приказами и распоряжениями руководства;
правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами учреждения;
законодательными актами РФ;
Уставом организации.

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

Специалист отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:

1. Принимает, переводит, увольняет сотрудников в рамках требований трудового законодательства, положений приказов руководителя учреждения, иной установленной документации по управлению персоналом.

2. Учитывает личный состав организации, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3. Собирает материалы для аттестационных, квалификационных, конкурсных комиссий.

4. Представляет сотрудников к поощрениям и взысканиям.

5. Создает и ведет личные дела сотрудников. Дополняет их сведениями, в соответствии с трудовой деятельностью персонала.

7. Вносит записи в трудовые книжки сотрудников учреждения. Обеспечивает их учет и хранение.

8. Готовит, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

9. Подсчитывает рабочий стаж сотрудников.

10. Оформляет карточки пенсионного страхования, иные документы для начисления пенсий, льгот, компенсаций работникам учреждения и их семьям.

11. Ведет информационные базы качественного, количественного состава сотрудников, следит за их пополнением, своевременным обновлением.

12. Учитывает отпуска сотрудников, контролирует составление, соблюдение графиков отпусков.

13. Изучает причины увольнения персонала, участвует в подготовке мероприятий по снижению их количества.

14. Собирает документы для их сдачи в архивы на хранение.

15. Разрабатывает и реализует мероприятия по неразглашению, сохранению коммерческой тайны учреждения, персональных данных сотрудников организации.

16. Выполняет должностные обязанности сверхурочно в порядке, предусмотренном законодательством РФ о труде.

17. Подготавливает отчетную документацию.

18. Контролирует исполнение требований рабочей дисциплины, трудового распорядка в подразделениях учреждения.

ІІІ.

1. Визировать документы в пределах своей компетенции.

2. Представлять интересы организации в установленном порядке.

3. Сообщать непосредственному руководителю о выявленных недостатках в работе учреждения, предлагать меры по их устранению.

5. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции.

6. Производить коммуникацию с сотрудниками структурных подразделений организации по кадровым и смежным вопросам.

7. Не выполнять должностные обязанности при появлении опасности для жизни или здоровья.

8. Получать сведения о решениях руководства организации в части деятельности отдела кадров и работы с кадрами.

9. Требовать от руководства формирования условий для сохранности документов, материальных ценностей, выполнения служебных обязанностей.

10. Направлять в адрес руководства предложения по совершенствованию своей деятельности и работы организации.

11. Получать необходимые сведения для выполнения своих функциональных обязанностей.

12. Предлагать к рассмотрению предложения о взыскании, поощрении работников после согласования с непосредственным начальником.

ІV. Ответственность

Специалист отдела кадров несет ответственность за:

1. Несанкционированное руководством представление интересов организации.

2. Нарушение требований руководящих документов учреждения.

3. Качество ведения кадрового делопроизводства организации.

4. Нарушение норм делового этикета, общения.

5. Неправомерное обращение с коммерческой тайной, личной информацией, разглашение конфиденциальных данных.

6. Ненадлежащее исполнение своих функциональных обязанностей.

7. Последствия своих действий, самостоятельных решений.

8. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

9. Нарушение противопожарной защиты, положений правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, норм техники безопасности.

Специалист по кадрам

Должностные обязанности

Выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение. Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

Специалиста по кадрам должностная инструкция

Информирует работников предприятия об имеющихся вакансиях. Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду. Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале предприятия. Составляет установленную отчетность.

Должен знать

Специалист по кадрам должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом
трудовое законодательство
структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития
порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах
источники обеспечения предприятия кадрами
методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров
положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний
порядок избрания (назначения) на должность
порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением
порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия
порядок составления отчетности по кадрам
основы психологии и социологии труда
основы экономики, организации труда и управления
трудовое законодательство
средства вычислительной техники, коммуникаций и связи
правила и нормы охраны труда

Требования к квалификации

Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Источник: Квалификационный справочник должностей руководителей,
специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное
(ред. от 12.02.2014, с изменениями и дополнениями на 2018 год)

Должностная инструкция специалисту по кадрам

[Наименование организации]

Должностная инструкция

Утверждаю

[Наименование должности] [Наименование организации]

______________/___[Ф.И.О.]___/

Специалист отдела кадров

1. Общие положения

1.5. Специалист отдела кадров должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

— трудовое законодательство;

— структуру и штаты предприятия;

— порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятия;

— порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

— порядок ведения банка данных о персонале предприятия;

— основы делопроизводства; средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Специалист отдела кадров в своей повседневной деятельности руководствуется:

— локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией.

2. Функциональные обязанности

Специалист отдела кадров осуществляет следующие трудовые функции:

2.3. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

2.6. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

2.9. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

2.12. Составляет установленную отчетность.

Специалист отдела кадров имеет право:

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист отдела кадров несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста отдела кадров осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

Должностная инструкция специалиста отдела кадров

Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

5. Условия работы

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

определяет требования к кандидатам и круг должностных полномочий. О том, чем занимается специалист по кадрам и как грамотно оформить должностную инструкцию для этого сотрудника, пойдет речь в нашем обзоре.

Чем занимается специалист по кадрам?

Из названия должности ясно, что указанный специалист занимается кадровой работой. Причем в рамках одного направления эта должность иногда приравнивается к должности инспектора по кадрам. Правильно ли это?

В небольших компаниях, где кадровую работу ведут 1-2 человека, такой градации на специалиста и инспектора по кадрам может и не быть. Сотрудника называют или специалистом, или инспектором по кадрам, а он совмещает обязанности, присущие обеим должностям. В крупных организациях, где функционируют полноценные отделы кадров, можно встретить должности и инспектора, и специалиста по кадрам, и менеджера по управлению персоналом и т. д.

В то же время анализ трудовых функций, соответствующих должностям инспектора и специалиста по кадрам, позволяет провести различие между этими сотрудниками. Основное из них состоит в том, что инспектор по кадрам работает с документами, а специалист по кадрам — преимущественно с людьми. Кроме того, как правило, на должность инспектора по кадрам принимают кандидатов, не имеющих высшего образования, тогда как должность специалиста по кадрам требует наличия диплома какого-либо вуза. Соответственно, должность инспектора по кадрам предполагает в основном исполнительские функции, тогда как должность специалиста по кадрам — это уже более высокий уровень, уровень принятия решений.

Не знаете свои права?

Структура должностной инструкции для специалиста по кадрам

По структуре должностная инструкция для специалиста по кадрам должна соответствовать принятому обычаями делового оборота виду для подобного рода документов. Должностная индукция для специалиста по кадрам формируется так:

Верхний правый столбец документа отводится под информацию о дате утверждения инструкции и данных руководителя, утвердившего его. Как правило, подобного рода документ утверждается гендиректором предприятия, что подтверждает его подпись. Ниже в этом же столбце может быть информация о согласовании текста должностной инструкции с заинтересованными службами организации. Обычно это юридическая служба, кадры и т. д. Отметка о согласовании представляет собой подпись уполномоченного должностного лица соответствующего отдела. Иногда информацию о согласовании инструкции выносят в конец документа, что тоже возможно.
Общие положения должностной инструкции специалиста по кадрам включают информацию о требованиях, предъявляемых к кандидату на должность. К таким требованиям относятся данные о (об):
- образовании;
- возрасте;
- опыте работы вообще и по заявленному направлению;
- необходимых для работы знаниях (иностранный язык, знание компьютера и т. д.).
Помимо критериев, по которым предполагается отбор кандидатов на должность специалиста по кадрам, в раздел с общими положениями включают:

перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник для осуществления трудовых функций;
правила приема и увольнения;
порядок замещения на время отсутствия сотрудника.
Кроме того, в этом же блоке определяется место должности специалиста по кадрам в общей организационно-штатной структуре предприятия и непосредственный руководитель работника.

Должностные права и обязанности являются ключевым разделом любой должностной инструкции. В этом блоке перечисляются трудовые обязанности, которые выполняет работник, а также его права. Обычно помимо стандартного набора должностных правомочий, которыми наделяется сотрудник в должности специалиста по кадрам, к его правам и обязанностям относят такие, которые обусловлены спецификой работы конкретной организации и пожеланиями руководства.

Раздел об ответственности работника за невыполнение трудовых обязанностей устанавливает рамки такой ответственности и варианты наказания. Нужно помнить, что трудовое законодательство не разрешает ухудшать положение работника в отношении границ ответственности и наказания по сравнению с нормами, определенными в Трудовом кодексе РФ.

Типовые должностные обязанности специалиста по кадрам

Несмотря на то что формирование конкретной должностной инструкции отдельного предприятия — это внутреннее дело организации и каждая организация старается разработать для своих специалистов оптимальные варианты должностных инструкций, учитывающих потребности и специфику производства, существует примерный стандартный набор должностных обязанностей по каждому направлению, который так или иначе освещается в большинстве подобных документов.

К типовым должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:

Формирование штата организации сотрудниками требуемых профессий, специальностей и квалификаций.
Участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров.
Аналитическая работа, связанная с:
- итогами аттестации сотрудников;
- усовершенствованием документооборота по учету кадров, приему, переводу, увольнению работников;
- оптимизацией организации структуры персонала предприятия и его подразделений.
Анализ рынка труда с целью получения информации о кадрах.
Участие в адаптации вновь принятых сотрудников.
Участие в подготовке внутренних документов организации, связанных с кадровой, трудовой и прочей деятельностью.
Контроль за:
- своевременным оформлением трудового перемещения работников (приема, увольнения, перевода);
- выдачей справок сотрудникам, касающихся их трудовой деятельности;
- соблюдением правил хранения и оформления трудовых книжек;
- заполнением и оформлением прочих кадровых документов организации.
Своевременная подготовка необходимой отчетности.

Правила ознакомления работников с должностной инструкцией

Каждый новый сотрудник знакомится со своими должностными обязанностями на этапе приема на работу. Как правило, знакомство с должностной инструкцией принимаемого на работу специалиста происходит в момент подписания с ним трудового договора.

Поскольку должностная инструкция — внутренний документ предприятия, то и правила ознакомления с ней в разных организациях могут отличаться. Неизменным остается то, что сотрудник должен расписаться в том, что он изучил должностную инструкцию. Далее возможны варианты. К примеру:

На каждого сотрудника распечатывается по экземпляру должностной инструкции, с которым он знакомится и на котором расписывается. Потом документ приобщается к остальным документам в личном деле работника.
По каждой должности существует свой уже распечатанный экземпляр должностной инструкции, в которой все вновь принимаемые на эту должность сотрудники (например, специалисты по кадрам) расписываются.
В отношении каждой должности распечатан свой экземпляр инструкции, с которой знакомятся сотрудники, но отметка об ознакомлении в виде подписи ставится в специальном журнале.

Какой вариант предпочтительнее, каждая организация выбирает самостоятельно, руководствуясь соображениями удобства, принятыми правилами ведения делопроизводства и прочими мотивами.

Таким образом, надлежащий прием на работу нового сотрудника не ограничивается заключением с ним трудового договора. Важными моментами этой процедуры являются разработка соответствующей его должности оптимальной должностной инструкции и ознакомление с ней нового работника.

Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

1. Общие положения

2. Трудовые функции

3. Должностные обязанности

4. Права

5. Ответственность

6. Заключительные положения

Структура

Общие положения

Должностные обязанности

Подбор персонала

Дополнительные функциональные обязанности

Воинский учет

Функциональные особенности должностей

Инспектор

Ведущий специалист

Начальник отдела

Делопроизводитель

Права

Ответственность

Образец должностной инструкции

Правила ознакомления с документом

Требования к кадровику

Какими компетенциями должен обладать

Профстандарт

Особенности профессии

I. Общие положения

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профстандартом

II. Должностные обязанности

III. Права

IV. Ответственность

І. Общие положения

Обязанности кадровика

ІІ. Должностные обязанности специалиста отдела кадров

ІІІ.

ІV. Ответственность

Специалист по кадрам

Должностные обязанности

Специалиста по кадрам должностная инструкция

Должен знать

Требования к квалификации

Должностная инструкция специалисту по кадрам

Должностная инструкция специалиста отдела кадров

Чем занимается специалист по кадрам?

Структура должностной инструкции для специалиста по кадрам

Типовые должностные обязанности специалиста по кадрам

Правила ознакомления работников с должностной инструкцией