Правила составления плана командировки и график работы – образец оформления. Цель командировки – примеры оформления для водителей, директоров и менеджеров Причины командировки примеры

Цель командировки - это сформулированное во внутренних документах организации задание, на выполнение которого направляется сотрудник. Шаблоны локальных актов, касающихся служебных поездок, могут быть составлены кадровой службой самостоятельно. К формулировкам в них Налоговая служба относится с пристальным вниманием.

Особенность командировки, или служебной поездки работника на определенный срок, состоит в том, что она совершается в рабочих, деловых целях, по направлению непосредственного руководителя предприятия. Сотрудник в рамках командировки должен выполнить конкретное задание в другом населенном пункте (городе, поселке, селе) — не по месту основной своей работы в организации. Таким образом, для признания поездки командировкой, необходимо соблюдение ряда условий: отправление сотрудника в другой населенный пункт, исполнение там задания руководства, входящего в должностные обязанности сотрудника, нахождение вне места постоянной работы достаточное количество времени.

Чтобы командировочные расходы были правильно учтены для снижения налогооблагаемой прибыли, важно правильно указать цель командировки, и примеры формулировок найти в законодательстве не удастся. Приведем примеры целей служебных поездок, которые налоговая инспекция может признать обоснованными.

Законодательное регулирование

С 2015 года требования к оформлению служебных поездок, командировок изменились, были отменены некоторые пункты Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением № 749 .

До этого момента для оформления служебной поездки использовались следующие документы:

приказ директора фирмы;
командировочное удостоверение, заполнение которого производилось по определенным правилам: так, обязательно отмечалось время прибытия и убытия сотрудника;
служебное задание, в котором была также сформулирована цель поездки и в котором сотрудник составлял отчет о проделанной работе.

С 2015 года последние две формы отменены, хотя их применение и не запрещено. Новые формы не были введены. Многие руководители придерживаются мнения, что их использование вполне рационально на основании локальных актов и внесения в учетную политику. Это необходимо для правильного учета потраченных денежных средств, получения информации об исполнении в рамках командировки поручения в соответствии с поставленным заданием. Сейчас, если командировочное удостоверение не заполняется, цели и длительность командировки указываются в приказе.

Также, если это указано в локальных актах, составляется план поездки, где указываются данные организации и работника, а также сроки поездки, ее цели, пункт назначения, конкретные задания и этапы их выполнения, с которыми работник знакомится и ставит свою подпись, свидетельствующую о том, что он документ прочел. Для некоторых бюджетных организаций и государственных органов составление данного документа является обязательным в соответствии с внутриведомственными нормативными актами.

Кого нельзя направить в командировку

При выборе сотрудника, направляемого в служебную поездку, важно принимать во внимание, что некоторым категориям граждан Трудовым кодексом РФ предоставляются определенные гарантии соблюдения их прав. В том числе для некоторых групп сотрудников предусмотрен запрет на командировки, ведь для многих граждан они создают определенные сложности в быту и предполагают длительное отсутствие дома. Полный запрет установлен для:

беременных женщин;
несовершеннолетних сотрудников (исключение составляют представители творческих профессий, занятые на соответствующих должностях);
принятые по ученическому договору;
участвующие в выборах и баллотирующиеся на определенные должности сотрудники.

Представители следующих категорий работников вправе отказаться от направления:

женщины — матери детей в возрасте до 3 лет;
граждане, воспитывающие в одиночку детей, которым еще не исполнилось 5 лет;
инвалиды или трудящиеся на особых условиях;
граждане, осуществляющие уход за больными членами семьи (если это необходимо в соответствии с полученным в установленном законодательством порядке медицинским заключением);
родители или опекун, обеспечивающие содержание и воспитание инвалидов, не достигших совершеннолетия.

Правила определения цели

Правильно сформулированное рабочее задание — это то, которое:

соответствует виду деятельности и интересам компании;
не противоречит должностной инструкции и должности конкретного сотрудника;
отвечает принципу целесообразности и выполнения возложенных задач в определенный документами срок поездки (например, если она занимает всего один выходной день, это может вызвать подозрения);
не содержит общих, расплывчатых формулировок.

Распространенные примеры

Итак, разберемся, как указать цель командировки в командировочном удостоверении: примеры из списка могут подойти представителям самых разных профессий:

заключение договора, подписание соглашения, достижение договоренностей о контракте (подписание предварительного договора);
представление интересов на судебном заседании;
ведение переговоров с контрагентами;
присутствие на научной конференции и представление доклада;
обмен опытом, прохождение обязательного обучения или курсов повышения квалификации.

План может быть представлен в отдельном документе.

Объемные задания могут быть разбиты на этапы. Например, если стоит задача провести проверку бухгалтерии филиала, ее выполнение будет состоять из таких операций, как:

инвентаризация;
проверка бухгалтерской и налоговой отчетности;
проверка правил ведения бухгалтерской документации и т. д.

В этом случае оптимальным решением будет составление плана выполнения задания, как показывает образец плана командировки. Формулируя промежуточные задачи, учитывайте специфику деятельности работника, и укажите конкретные этапы и результаты их выполнения.

Примеры для различных должностей и специальностей

Приведем формулировки целей командировок в распорядительных актах. Например, в командировку отправляется непосредственно директор ООО. В этом случае формируется не приказ, а распоряжение, формулировка выглядит следующим образом:

«убываю в командировку с целью...»

Какие могут быть причины отправиться в служебную поездку у человека на руководящей должности? Например, необходимо обеспечить участие в важных переговорах, необходимых для освоения новых рынков сбыта, поиска новых клиентов и т.д.

Цели могут быть сформулирован следующим образом:

для участия в переговорах;
для презентации продукта;
для заключения договора поставки оборудования и т.д.

Менеджеру по продажам обычно задачи командировки описывают очень подробно. В приказе или распоряжении могут быть поставлены конкретные задачи (заключение договоров и соглашений, контрактов с заказчиками), определены количественные показатели (объем отгружаемой продукции). Это основные задачи, которые также могут быть разбиты на этапы: разработка плана встреч и его выполнение, посещение торговых объектов конкурентов и составление сравнительного исследования цен, ассортимента и других условий, анализа.

Инженеры на производстве также отправляются в командировки с вполне конкретными целями: обеспечение работы оборудования, установок и аппаратов, проверка их эффективности и показателей деятельности. Важно корректно и технически правильно обозначить задачи поездки, например:

установка устройства или изделия;
наладка его работы;
обучение штата предприятия или филиала правилам работы на оборудовании;
тестирование работы аппаратов;
сервисное обслуживание или производство гарантийного ремонта;
осуществление профилактических работ.

Распространенные цели юристов: участие в судебном заседании по рассмотрению гражданского дела. Юрист также может присутствовать на переговорах по заключению контрактов для оперативного анализа предлагаемых условий, в процессе заключения сделки, требующей нотариального оформления или государственной регистрации. Причину поездки также надо четко оговорить в приказе.

Определить необходимость оформления служебной поездки для работников с разъездным характером деятельности сложнее всего. Необходимо руководствоваться общими нормами ТК РФ и правилами локальных нормативных актов, должностными инструкциями. Например, поездка с целью ремонта автомобиля является служебной. Формулировка является аналогичной: для обеспечения выполнения ремонта транспортного средства.

Могут быть направлены в командировки и другие сотрудники, например, преподаватели: для участия в конференциях, проведения курса лекций по взаимному соглашению, организации практических занятий и т.д.

Главное — описать задачи конкретно, чтобы сотрудник мог профессионально и на должном уровне выполнить задание руководства и составить отчетные документы. Это необходимо и для оформления отчетности перед налоговой инспекцией, и для организации эффективной работы предприятия.

10.09.2019

План командировки представляет собой документ, ответственность за заполнение которого возлагается на руководителя сотрудника, направленного в командировку.

Помимо основной информации о командированном работнике и самой рабочей поездке, графике работы, в нем указываются цели, для выполнения которых сотрудник и отправляется в поездку.

Нужно ли составлять?

Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.

Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе , , 168 . Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.

В командировочном плане отражаются цели, для выполнение которых трудящийся отправляется в рабочую поездку.

Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.

Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.

В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.

Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.

В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.

В последующем работодатель не имеет права потребовать , не указанной в плане.

Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150 , Росимущества №51 , Судебного департамента № 152.

Как оформить рабочую программу и график работы?

Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.

Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.

В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:

длительность командировки, дата ее начала и окончания;
местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
основная часть.

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:

вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..

После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.

После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.

Краткий пример для менеджера по продажам

Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

командировки

Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2019 года.

Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.

Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.

Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.

Содержание рабочей поездки

Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись

С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись

Скачать образец плана и графика работы в командировке –

В тех случаях, когда у работодателя возникает необходимость в выполнении определенного поручения за пределами постоянного места работы, у него появляется возможность отправить сотрудника в командировку в соответствии со ст. 166 ТК РФ. Во время поездки за гражданином должно быть сохранено его рабочее место и средний заработок. Оформление командировок должно осуществляться с учетом требований трудового законодательства. Необходимость документального оформления командировок персонала связана в первую очередь с нормативным требованием подтверждать понесенные расходы.

Для того чтобы оформить командировку с учетом требований действующего законодательства, руководителем издается приказ о направлении сотрудника в командировку . Указанный документ должен в обязательном порядке содержать в себе цель командировки.

В зависимости от того, какова формулировка оформленного служебного задания, цель командировки (примеры приведем ниже) может различаться.

Помимо распоряжения директора компании, существует еще один документ, в котором отражаются цели поездки. Это командировочное удостоверение . Несмотря на то, что командировочное удостоверение уже несколько лет не является обязательным для составления документом , большинство работодателей по-прежнему используют его в своем кадровом документообороте. Для того чтобы составление удостоверения было обоснованно, необходимо обратить внимание на действующие локальные нормативные акты.

По своей сути цели направления сотрудника в командировки могут быть как универсальными, так и специальными. Универсальные направлены на развитие бизнеса компании, привлечение новых клиентов и потенциальных инвесторов.

Рассмотрим, какую работодатель может указать цель командировки в командировочном удостоверении – примеры:

Представление интересов компании в судебных органах, участие в судебных заседаниях арбитражного суда;
Проведение переговоров и консультаций с контрагентами;
Проверка деятельности филиалов, подразделений и представительств компании;
Принятие участия в различных конференциях;
Приобретение сырья, материалов, товаров;
Проведение мероприятий по исследованию рынка, определению его структуры, маркетинговые мероприятия;
Представление продуктов компании, их презентация;
Проведение мероприятий по обучению или обмену опытом.

Важно отметить, что при указании цели, ее следует конкретизировать. Необходимо отразить, предмет проведения переговоров, номер рассматриваемого дела, место нахождения обособленного подразделения, наименование конференции.

Если соответствующее требование прописано в локальных нормативных актах, компании-работодателю также следует подготовить план служебной командировки. Этот документ составляется и подписывается директором организации или иным уполномоченным на это лицом, если данное требование прописано во внутренней документации фирмы. Под роспись с планом командировки следует ознакомить сотрудника.

Помимо цели, план командировки должен отражать место или компанию, в которую направляется сотрудник, вопросы, которые требуют решения, а также продолжительность.

План командировки – образец :

Необходимость указывать в документах цели командировки регламентируется законом. Вследствие чего важность прописанной в документах формулировки нельзя недооценивать. На практике цель в кадровых документах указывается конкретно, но достаточно сжато. Более детальную информацию о поездке сотрудник получает либо в устной форме, либо посредством дополнительных указаний руководства.

Хозяйственная деятельность организаций включает массу действий, операций, видов коммуникаций и других аспектов ежедневной рутины. Руководство организации и ее сотрудники ежедневно сталкиваются с необходимостью решения различных вопросов и принятия управленческих решений. Некоторые дела невозможно решить, находясь на рабочем месте, удобно устроившись в офисном кресле за компьютером. Появляется необходимость в выездах и командировках, проведению переговоров в других городах и даже странах. В этой статье подробно рассматривается вопрос необходимости командировки, ее цели и примеры, оформление по действующему законодательству, требования к документации, а также особенности поездок по России и зарубежью. Также в этой статье будет рассмотрен вопрос о том, кого можно отправить в поездку и что следует учитывать в качестве служебной командировки.

Понятие служебной командировки

У этого понятия есть четкое определение, которое прописано в трудовом законодательстве. Согласно ТК РФ, командировка - это направление сотрудника руководством в поездку с определенным заданием. При этом место назначения достаточно удалено от основного места работы, у поездки есть четко сформулированная цель, прописанная в документах, а сроки ее выполнения ограничены. Оформление сопроводительных документов, отчетность по окончании поездки, гарантии для сотрудника регулируются трудовым и налоговым законодательством. Также прописаны возможные цели командировки, примеры которых представлены ниже.

Зачем нужны командировки

Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, руководство определяет для него четкое задание, которое он должен выполнить в ее процессе. Задание может касаться различных сфер хозяйственной деятельности организации. Примеры целей командировок можно привести следующие:

заключение договорных отношений по поставкам или продажам с контрагентами;
переговоры о сотрудничестве;
разрешение споров, конфликтов и других вопросов, касающихся юридической стороны деятельности;
закупка оборудования, сырья и материалов;
деловые конференции, участие в сборах и выставках, касающихся направления деятельности компании;
продвижение товара на новых рынках сбыта, расширение клиентской базы;
участие в исследовательских проектах, связанных с деятельностью фирмы;
повышение квалификации сотрудников;
исследование рынков сбыта, конкурирующих организаций и других вопросов маркетинга;
настройка оборудования, программного обеспечения и работа с другими техническими вопросами в дочерних компаниях или подразделениях;
проведение проверок работы филиальной сети и подразделений.

Что не может считаться командировкой

отсутствие официального оформления сотрудника в организации, не заключенный трудовой договор, нет записи в трудовой книжке;
в трудовом договоре сотрудника прописан разъездной характер работы;
сотрудник является внештатным работником, не имеющим определенного стационарного места работы.

Виды поездок и их сроки

Поездки с корпоративным заданием могут классифицироваться в зависимости от разных характеристик. Так, по территориальному признаку выделяют поездки по территории Российской Федерации и в иностранные государства. По срокам командировки выделяют краткосрочные и долгосрочные. По составу командируемых - групповые и одиночные. Также могут быть плановые и внеплановые командировки.

На сегодняшний день в законодательстве нет четких указаний по поводу сроков поездки. Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет. Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали. Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года.

Законодательные требования и регулирование

К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ. В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

В Налоговом кодексе описана информация, как отразить командировочные расходы в учете, что можно списать, с каких сумм осуществляются выплаты в фонды социального страхования граждан. Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов. Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.

Что гарантируется сотруднику

Гарантии сотруднику не зависят от цели командировки, примеров может быть масса. Но при любом из них работодатель несет некоторые обязательства перед сотрудником. Сотруднику, которого направляют в командировку, предоставляются следующие гарантии:

сохранение должности, рабочего места, среднедневной заработной платы;
оплата выходных дней, проведенных в командировке, с удвоенной тарификацией;
возмещение расходов, которые могут возникнуть в командировке по России и зарубежью, в том числе оформление заграничного паспорта, получение визы, таможенные пошлины и другие сборы.

Все эти гарантии прописаны в трудовом законодательстве и подлежат обязательному выполнению со стороны работодателя.

Кого отправлять в командировку

Выбор сотрудника, отправляемого в поездку, зависит от целей командировки, примеров служебного задания, ее длительности и тяжести предполагаемых условий. Разные причины поездок требуют от сотрудника специфических знаний и умений.

Так, оформление договора поставки необходимо поручать лицу, подкованному в деловых переговорах и дипломатии. Это может быть специалист, в должностные обязанности которого входит осуществление закупок, планирование и расчет бюджета на деловые отношения с поставщиками, либо человек, который может грамотно объяснить свою позицию и добиться оптимальных условий в заключаемом договоре поставки.

Если цель поездки - наладка оборудования или программного обеспечения, для отправляемого сотрудника недостаточно знаний делопроизводства и обычной человеческой харизматичности. В такую поездку командируют должностное лицо с техническим образованием. Такая же ситуация при проведении выездных проверок и аудитов. В такую поездку следует отправить бухгалтера или экономиста.

Кого запрещено отправлять в командировки

Помимо человеческого фактора, вопросов о квалификации и личных способностях кандидатов есть и другой аспект в выборе сотрудника для рабочей командировки. Существуют требования законодательства относительно категорий граждан, которых нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. К ним относят следующие группы лиц:

несовершеннолетние сотрудники, стажеры, практиканты;
беременные женщины;
работники фирмы, трудящиеся по ученическому договору (кроме командирования с целью обучения);
участники избирательных компаний, кандидаты на политические должности;
люди, чьи возможности ограничены заболеванием.

Также есть группы лиц, которых можно отправить в командировку только при получении их письменного согласия:

женщины с маленькими детьми (до трехлетнего возраста);
родитель-одиночка, воспитывающий ребенка до пяти лет;
опекуны детей, не достигших совершеннолетия;
сотрудник, в семье которого есть иждивенец, нуждающийся в постоянном уходе.

Оформление командировки

Для того чтобы командировку можно было учесть в налоговом, бухгалтерском и управленческом учете, необходимо правильно ее оформить. В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.

В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание. По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами.

С 2016 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным. Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.

При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля.

Информация в документах

Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.

Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие. Для того чтобы подтвердить расходы по оплате жилья, необходимо предоставить в бухгалтерию по окончании поездки чек, квитанцию или расписку, содержащую информацию об арендодателе, стоимости и периоде аренды жилого помещения.

Соответственным образом должен быть выпущен и приказ руководства. В делопроизводстве существует унифицированная форма №Т-9, но организация не обязана использовать исключительно ее. В учетной политике конкретной организации может быть зафиксирована собственная форма документа. Также можно воспользоваться возможностью составить приказ в свободной форме. Главное условие - содержание в ней следующих данных:

наименования и реквизитов организации, отправившей сотрудника в поездку;
информации о сотруднике;
даты составления приказа;
даты начала и окончания периода командировки;
задания сотруднику, цели поездки.

Пример задания на командировку

Чем ответственнее задание, тем больше уровней оно содержит. Чем больше компания вкладывается в какое-либо дело, тем больше результатов она нацелена получить. Необязательно все мелкие детали, которые желает узнать руководитель, будут указаны в приказе. Некоторые из них могут обговариваться в устном варианте на совещаниях и при инструктаже командируемого. Но, скорее всего, сотруднику по итогам поездки придется отчитываться за все пункты, даже за те, которые не были официально прописаны, но были устно оглашены. Для наглядности приведем пример служебного задания ниже.

Для примера возьмем цель - "Заключение договора поставки, реклама продукции". Для удобства отражения используем вид документа, сформированного программой 1С. Найти его можно в кадровом учете, Форма №Т-10а. Эта форма содержит 11 граф для заполнения: структурное подразделение, должность специалиста, страна, город и организация, в которую отправлен сотрудник, дата начала и окончания деловой поездки, количество календарных дней всего и без учета времени в пути, организация-плательщик, основание, содержание задания и краткий отчет о его выполнении. Подписывают документ руководитель структурного подразделения, руководитель организации и сам работник.

В приказе заполняется информация о поездке следующим образом:

Фамилия, имя, отчество сотрудника и его табельный номер: Сорокин Дмитрий Евгеньевич, 1 (табельный номер в отдельном окошке, согласно кадровому учету).
Структурное подразделение: Отдел маркетинга и рекламы.
Должность (специальность, профессия): Ведущий маркетолог.
Место командировки (страна, город, организация): Россия, город Москва, ООО "Компания".
Сроком на 14 календарных дней с 14 января 2018 года по 27 января 2018 года.
С целью: рекламная кампания, заключение договора поставки.
Командировка за счет средств: ООО "Реализатор".
Основание (документ, номер и дата): Служебное задание №3 от 13.01.2018

В конце приказа следуют подписи руководителя и сотрудника. Подпись сотрудника ставится напротив надписи, что с приказом он ознакомлен.

Тонкости оформления

Если сотрудником по какой-то причине не предоставлены подтверждающие документы о расходах (чеки, квитанции), организация ему эти затраты не возмещает. Поэтому в процессе командировки так важно не забывать об отчетности. Даже поездка в такси или автобусе должна быть подтверждена проездным билетом или распиской водителя.

Важным моментом также является указание структурного подразделения организации и цели командировки. В зависимости от указанных данных будет происходить дальнейшее списание затрат в бухгалтерском и налоговом учете. Так, если целью командировки был ремонт станков, при проведении бухгалтерских расчетов сумму расходов спишут на амортизацию отремонтированной техники. Если целью было заключение договора - списание пройдет в качестве общехозяйственных расходов.

И последний момент - командировка с невыполненной целью. В большинстве случаев расходы по такой поездке не признаются налоговой службой и не уменьшают налогооблагаемой базы. В судебном заседании можно попробовать отстоять свою правоту, но в большинстве случаев закон остается на стороне ФНС.

Для правильного оформления документации по командировочным расходам очень важным аспектом является правильно поставленная цель рабочей поездки сотрудника. Ее указывают в письменном распоряжении работодателя. Данное распоряжение позволяет отправить сотрудника для выполнения служебного задания, направленного на получение предприятием прибыли. За время пребывания в служебной поездке поставленное задание должно быть выполнено. Это требование прописано в ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Задание формируется исходя из деловых потребностей предприятия.

Важно отметить, что правильная формулировка цели позволяет избежать лишних рисков в случае, если цель командировки не достигнута. Например, формулировка «для подписания договора с компанией «Рога и копыта»» звучит однозначно, а формулировка «оценить возможность сотрудничества с компанией «Рога и копыта»» подразумевает отрицательный результат как один из вариантов достижения цели.

Какие бывают цели

Цели рабочей поездки могут носить различный характер и условно разделяться на универсальные и специальные:

Универсальные направлены на развитие бизнеса компании и могут включать в себя поиск клиентов или привлечение инвесторов.
Специальные цели могут быть различного характера и отражать необходимость предприятия в конкретный момент времени, например, участие в судебном деле.

Важно отметить, что любая цель должна носить конкретный характер и содержать в своей формулировке полную информацию о задании, то есть быть конкретизированной.

Цель командировки и примеры:

участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ. Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним.

Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.

Образец плана командировки

На основании Постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595, вступившего в законную силу с 08.01.2015, составление командировочного удостоверения перестало быть обязательным и требуется только в том случае, если это прописано в локально-нормативных актах самого предприятия. В данном случае цель командировки в командировочном удостоверении и примеры вы можете посмотреть выше.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

Мамы детей младше 3 лет.
Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Изучение целевого рынка.
Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
приобретение оборудования «Станок»;
исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

обучение персонала;
участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
повышение профессионального уровня;
освоение новых технологий;
проверка качества работы подразделения.

Примеры правильных формулировок

Чтобы вам было проще определиться с составлением документов, приведем несколько примеров целей командировок с правильной формулировкой. Может быть, вы даже найдете среди них ту, которая хорошо подойдет под конкретно ваш случай:

Администрация и директорат

Открытие нового структурного подразделения
Переговоры о заключении долговременного договора на поставки
Внеплановая кадровая проверка отдаленного филиала
Расширение деловых связей

Отдел продаж

Изучение рынка сбыта
Переговоры с потенциальными оптовыми покупателями
Сравнительный анализ конкурентной продукции
Повышение квалификации: тренинги по продажам, обмен знаниями и опытом

Научные сотрудники

Участие в выездных выставках, конференциях и презентациях
Сбор информации для исследовательской деятельности
Проведение полевых исследований
Изучение первоисточников научных трудов

Сельскохозяйственный сектор

Посещение выставок, посвященных новым технологиям в сфере сельского хозяйства
Реализация продукции на ярмарках и подобных мероприятиях
Закупка аграрной техники
Закупка удобрений или кормов для животноводства

Выше приведены самые частые причины командировок для названных групп сотрудников. Конечно, некоторые из них универсальны и могут выполняться сотрудниками разных отделов. Так, например, прохождение тренинга может стать целью командировки директора, а представитель отдела продаж может заняться договором о поставках.