Навыки деловой переписки. Деловая переписка – примеры писем. Образцы деловых писем

Деловая и личная переписка - это неотъемлемая часть человеческого общения.
Вопрос написания писем всегда был и будет актуальным.
Поэтому, без знания основных правил составления официальной и неофициальной корреспонденции обойтись довольно трудно.

Однако, умение излагать свои мысли в письменной форме не ограничивается только лишь навыком по составлению писем и включает в себя целый спектр знаний по написанию статей (articles), эссе (essays),
докладов (reports), отзывов (reviews) и т. д.
Умение логически, грамматически верно и литературно излагать свои мысли, нужно не только для решения повседневных задач, но и при сдаче международных языковых экзаменов,
которые содержат часть «Writing», отдельно оцениваемую по определённой шкале.

Безусловно, в рамках одной статьи охватить все нюансы письменного английского просто невозможно, поэтому в этом материале будут рассмотрены лишь основные аспекты этой обширной темы.

1. Как написать письмо?

Если личные письма, по сути, не имеют разновидностей, то группа деловых писем довольно обширна и включает в себя массу видов и подвидов официальных посланий:

Письмо-запрос (letter of enquiry);
Письмо-ответ на запрос (reply quotation);
Рекомендательное письмо (a letter of reference, reference letter, reference);
Гарантийное письмо (letter of guarantee);
Сопроводительное письмо (covering letter);
Благодарственное письмо (thank you letter, letter of appreciation);
Коммерческое предложение (commercial offer);
Жалоба (letter of complaint);
Письмо-поздравление (congratulation letter);
Письмо с просьбой о приёме на работу (letter of application);
Письмо-отказ (refusal letter);
Письмо-извинение (apology letter);
Ответ на заказ (response to order);
Счёт-фактура, накладная, инвойс (invoice);
Заявление (statement) etc. и т. д.

Как вы понимаете, разновидностей официально - деловых писем настолько много, а их типы так разнообразны, что одной статьи явно не хватит, для того, чтобы подробно описать нюансы каждого вида.
Однако, существуют общие принципы оформления деловой переписки, которые в той или иной мере применимы для каждого отдельного вида с небольшими поправками на специфику письма.

Любое послание обладает определенной структурой, которая одинаково актуальна и для личной, и для деловой переписки.
Отличие делового письма от личного, заключается в содержании каждого из вышеописанных пунктов.

1) Заголовок (Heading).

По этому пункту отличий нет.

Адрес отправителя (Sender"s address) обычно пишется в верхнем правом углу, но не исключено написание адреса и в верхнем левом углу.
Особое значение имеет последовательность написания адреса. Сначала указывается номер дома с названием улицы, затем, через запятую, номер квартиры.
На следующей строке пишется город с почтовым индексом и заключительная строчка, которая содержит указание страны.

Дата (Date) проставляется ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится.
На практике существует несколько вариантов оформления даты:

Ну, и, наконец, адрес получателя (Inside address) пишется ровно в той же последовательности, что и адрес отправителя, но только ниже и с левой стороны.

2) Обращение (Salutation).

А вот обращение, используемое в деловой переписке, радикальным образом отличается от используемого в личной.

В письме официального характера принято использовать два вида обращения:

1) Если имя и фамилия человека нам не известны, то мы можем обратиться к нему или к ней так:

Dear Sir - Уважаемый Сэр/Господин;
Dear Madam - Уважаемая Госпожа/Мадам;
Dear sale manager; Dear Editor; Dear marketing manager - Уважаемый менеджер по продажам; Уважаемый издатель; Уважаемый менеджер по маркетингу (В случае, если известна только должность человека.);
Dear Sirs - Уважаемые господа;
Dear Colleague - Уважаемый коллега

2) Если мы точно знаем фамилию адресата, то мы обращаемся к нему:

Dear Mr. Green -Уважаемый господин/мистер Грин;
Dear Miss Green — Уважаемая госпожа/ мисс Грин, (по отношению к не замужней женщине);
Dear Mrs. Green — Уважаемая госпожа/ миссис Грин,(по отношению к замужней женщине)

В личном письме обращение носит неформальный характер и может выглядеть так:

Dear John - Дорогой Джон;
My dear Jim - Мой дорогой Джим;
Dearest - Самый дорогой;
My darling - Мой дорогой;
Hello, my dear Oleg - Привет, мой дорогой Олег

3) Введение (Introduction), основная часть (Main body) и заключение (Conclusion).

В официальном и в личном письме отличаются не только по цели, но и по своему характеру.
Нет смысла детально рассматривать, какими они могут быть, так как всё зависит от специфики послания.

Главное отличие деловой переписки заключается в том, что используемые в ней предложения носят неопределенно-личный характер, состоят из сложных грамматических конструкций, приправленных официальными фразами;
текст, как правило, снабжен множеством linking words (связующими словами), такими как:
furthermore (кроме того),
first of all (прежде всего),
secondly (во-вторых),
finally (окончательно),
in fact (фактически),
with reference to (со ссылкой на),
to conclude (в завершении).

В личном письме применяется повседневная лексика, прямые обращения, менее сложные грамматические конструкции и множество сокращений.

4) Заключительные вежливые фразы (Complimentary close).

В деловом и личном письмах также отличаются.

Официальную переписку принято заканчивать фразами:

Respectfully, Yours respect-fully, Respectfully yours, Very respectfully (С уважением);
Yours faithfully (Искренне Ваш. Если имя адресата вам не известно);
Yours sincerely (Если имя адресата вам известно)

Кроме того, есть варианты завершающих фраз, используемых в различных подвидах официальных писем.
К примеру:

Thank you for responding to my offer — Спасибо, что откликнулись на мое предложение;

We look forward to hearing from you soon — Надеемся получить ваш ответ в ближайшем будущем etc. и т. д.

Вариантов завершения личного общения масса:

Lots of love, kisses;
Take care;
All the best;
Best wishes;
See you soon;
Take care;
Yours;
Love;
Yours affectionately/lovingly

В целом, главное отличие делового письма от личного состоит в том, что вся официальная переписка носит ясный, нейтральный, неэмоциональный характер.

Официальное письмо характеризуется чёткой структурой, логичностью, смысловой точностью.
В деловом письме не может быть просторечных, жаргонных выражений и междометий.

В официальной переписке существует также целый набор фраз - клише, которые помогают более точно выразить свою мысль и быстро составить письмо.

Личная же переписка лишена официальности, а также необходимости строгого следования фактам.

2) Как написать электронное письмо (e-mail)?

Электронная переписка на сегодняшний день широко используется и в практике делового, и в практике личного общения.
Её отличительная особенность заключается в том, что подобные послания, как правило, более краткие и, как следствие этого, более конкретные. Лишние фразы в e-mail стараются не использовать. Поэтому, в электронной переписке важно чётко формулировать главную мысль. С чего же начать?

1) Subject line (тема email)
Обязательно указывайте тему своего письма.
Постарайтесь сформулировать её так, чтобы получатель понял основной мессадж вашего послания.
От того, насколько конкретна будет звучать Subject line, зависит не просто скорость ответа, но и сам факт прочтения письма.

2) Обращение (Salutation)
Электронное письмо, также как и печатное, требует определенного приветствия. Никаких радикальных отличий в оформлении обращений нет, поэтому здесь будет актуальна вся информация, касающаяся приветствий, используемых в официальной и личной переписке, уже описанная выше.

3) Текст письма (Main body)
Вариант оформления основного текста зависит от того, кто является инициатором отправления письма.

Если e-mail отправили вам, то после приветствия будет уместным поблагодарить отправителя за полученное письмо.
К примеру, так:

Thank you for your email (letter) of 15th June, asking about … (our production). — Спасибо за письмо (от 15 июня) с вопросом о …(нашей продукции)

Если же инициатором общения выступаете вы, то необходимо в самом начале описать цель вашего послания:

I am writing in connection with … . — Я пишу в связи с …

4) Заключительная вежливая фраза (Сomplimentary close)

Заключительная реплика является отражением того, каких действий вы ожидаете от собеседника.
Вот несколько возможных вариантов:

If you have any questions, please don’t hesitate to contact me. — Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
I look forward to hearing from you. — С нетерпением жду вашего ответа.
Thank you for your cooperation. — Спасибо за сотрудничество.

5) Вложения, приложения (Enclosure)
Этот пункт отличает электронную переписку от печатной. К e-mail, как правило, всегда прилагаются документы, отчёты, таблицы и прочая сопроводительная корреспонденция.
Поэтому, о факте наличия приложений важно указать в теле самого письма.

В этом вам помогут вот эти фразы:

Please find attached … — Пожалуйста, найдите во вложении …
I am attaching … — Я прилагаю …
I am sending you … — Я отправляю вам … во вложении.

Но, вполне возможно обойтись и просто обозначением: «Enc.»

Таким образом, каких-то кардинальных отличий в оформлении электронного послания от обычного письма нет.
Правила, описанные для официальных и личных посланий, применимы и для e-mail, с небольшими поправками, отражающими специфику электронного письма.

2. Как написать эссе?

В различных экзаменационных заданиях, на международных экзаменах и проверочных испытаниях часто нужно написать эссе. Без подготовки бывает сложно понять, за что хвататься.
И, хотя вопрос написания эссе заслуживает отдельного рассмотрения, некоторые опорные пункты, которые помогут его написать, будут описаны в этой статье.
При написании эссе важно строго следовать структуре.

Структура эссе состоит из:

1) Заголовка.
Заголовок включает в себя название эссе, которое должно точно отражать тему повествования;

2) Введения.
Введение должно состоять из 2-4 коротких предложений, которые раскрывают тему эссе;

3) Основной части.
Как правило, эта часть, включает в себя 2-3 абзаца, описывающих суть сочинения.
В них нужно максимально полно и грамматически грамотно раскрыть тему, привести определенные доводы и аргументы в их пользу;

4) Заключения.
Состоит из 2-4 предложений, подводящих некий итог написанному.
В этой части нужно сделать вывод по выбранной теме эссе.

При написании эссе важно учитывать тот факт, что каждый из абзацев в основной части должен начинаться с вводного предложения (Topic Sentence), а все последующие предложения должны развивать мысль, высказанную в Topic Sentence.

При работе над текстом, не пренебрегайте возможностью использования черновика, это поможет вам избежать нежелательных ошибок.
Ну, и, конечно, подробно изучите все виды эссе. (Эссе за и против. For and against essays; Эссе-мнение. Opinion essays; Предложение решения проблемы. Suggesting solutions to problem essays.)
Тщательная подготовка к написанию эссе поможет избежать лишних сложностей и справиться с задачей блестяще.

3. Как написать доклад?

В отличие от эссе, основу которого составляют общие теоретические вопросы, доклад является описанием проведенных экспериментов, результатом опросов или сравнением нескольких явлений.
Поэтому вся информация в такого роде работе должна быть чётко структурированной, иметь заголовки и подзаголовки, маркированные списки, таблицы, диаграммы и прочие иллюстрации. Информация должна излагаться максимально просто, а сами предложения не должны быть длинными и витиеватыми.

Конечно, любой доклад должен сопровождаться словами - связками: Again - Кроме того, к тому же; Besides - Кроме того, более того; Moreover -Кроме того, сверх того; Together with - Вместе с тем, наряду с; And - И, а)

Структура доклада должна включать:

1) Introduction (вступление).
В этой части работы нужно кратко и чётко описать предмет доклада, назвать причины, по которым вы занимаетесь исследованием конкретного вопроса и сделать небольшой обзор других исследований по теме.;

2) Methods (методы исследования).
В этом пункте нужно описать методы, с помощью которых проводилось исследование;

3) Results (результаты).
Конечно, необходимо уделить особое внимание результатам исследования и подробно описать их;

4) Conclusions (выводы).
Заключительная часть, это подведение итогов и конструктивные предложения для следующих исследований, связанных с темой доклада.

Безусловно, приведенная структура доклада довольно упрощенная и может носить намного более развернутый характер, в случае обширного и глубокого исследования.

Развитие writing skills требует, пожалуй, ещё большего терпения и трудолюбия, нежели изучение разговорного языка, так как бумага легко обнажает все недочеты, орфографические, грамматические и пунктуационные ошибки.
Но, при должном трудолюбии, освоить письменный английский всё-таки возможно, а описанные выше советы помогут вам в этом деле!

Повышение навыков делового общения положительно отразится и на ваших профессиональных и деловых отношениях с другими людьми. Действительно, понятная, хорошо составленная речь или деловая корреспонденция способна в разы повысить шансы на заключение контракта или совершение продажи. Решать проблемы и презентовать свои идеи коллегам или начальству тоже в чем-то легче письменно, ведь у вас есть время обдумать, как ответить на самые сложные типы вопросов . И если вы хотите вывести на новый уровень ваши навыки делового общения, возьмите на заметку следующие советы.

1. Пишите так, как говорите

Пожалуй, одним из главных навыков делового общения является умение писать деловые письма в таком стиле речи, который вы обычно используете в повседневном общении. В этом случае получатель сможет быстро и легко понять, что вы хотите ему сообщить.

2. Будьте позитивны

Поставьте себя на место вашего предполагаемого читателя и представьте, что вы получили письмо с негативным содержанием. Очень вероятно, что такое письмо напрягло бы вас и вам было бы труднее понять его содержание. Хуже того, негативные письма могут вызвать недоразумение и даже недовольство получателя. Поэтому будьте позитивны, обращаясь к людям в письменной или устной форме. Всегда избегайте негатива в деловом общении с людьми.

3. Пишите доступно

Всегда держите в уме, что ваши читатели могут иметь иной, отличный от вашего уровень подготовки, образования и компетенции. Чтобы письменно , пишите просто, доходчиво и по существу, в противном случае вы рискуете запутать читателя.

4. Будьте кратки

Если вы можете передать смысл вашего сообщения несколькими абзацами, зачем писать больше? Длинный, мало относящийся к теме письма текст не обязательно улучшит ваше сообщение, но напротив, скроет от читателя основной смысл письма. Каждое предложение в тексте должно быть по делу. Если вам трудно писать краткие и содержательные письма, пройдите специальные писательские курсы. Ваши навыки делового общения от этого только улучшатся.

5. Не пишите, если вы не в духе

Рассерженные люди часто “рубят сплеча”, не задумываясь о последствиях. Сообщения, написанные в таком состоянии, могут показаться читателям обвинительными и угрожающими. В текст могут попасть негативные слова, которые вы можете не заметить и которые не понравятся вашим читателей. Поэтому лучше успокоиться и затем несколько раз прочесть письмо перед отправкой.

6. Предугадывайте вопросы

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, которая поможет ответить на вопросы, возникшие у читателя при его прочтении. Это не только позволит увеличить отклик, но и сэкономит время на дополнительную переписку.

7. Избегайте жаргона

Жаргонные слова и фразы, относящиеся к вашей сфере деятельности, для вас кажутся привычными и понятными, однако, обращаясь к людям, далеким от вашей области деятельности, используйте простые и общеупотребительные термины, которые может понять каждый. Деловое общение, как и любое другое, не может быть эффективным, если собеседники говорят на разных языках.

8. Проверьте ошибки

Бывает полезным написать письмо и затем прочесть его на следующий день. Это поможет найти грамматические и лексические ошибки в тексте до отправки письма.

При написании письма пытайтесь изложить ваши слова в легко читаемом стиле. Делите текст на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. Пишите текст одним размером и типом шрифта.

9. Персонализируйте сообщение

По возможности персонализируйте ваше сообщение. Если вы рассылаете деловое письмо группе людей, имена которых вы знаете, включите их в текст и тему вашего письма. По статистике, отклик на такие письма всегда больше, чем на письма без имени в заголовке и тексте письма.

10. Напишите выводы

Цель письма и его основная мысль нужно подытожить в финальной части – двух-трех абзацах. Это и будут выводы.

Достаточно часто первый контакт в деловом мире начинается с письменных коммуникаций – деловых писем. Но если оно будет написано без соблюдения правил этикета делового письма, то едва зародившиеся контакты могут прерваться, и вы потеряете клиента или делового партнера. Поэтому, наверное, не придется никого убеждать, насколько важно уметь писать деловые письма, которые помогут составить благоприятное впечатление о вас лично и о вашей компании в целом.

Основные правила деловой переписки. Современные формы переписки сложились более 150 лет назад. Принято считать, что их родина – Англия, где впервые были введены правила составления деловой корреспонденции.

Общие правила ведения переписки

1. Перед тем как начать составлять письма деловому партнеру, стоит для себя уяснить следующие моменты:

Вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-презентация, письмо-отказ, гарантийное письмо и т.д.);

Предполагается ли ответ на ваше письмо (существуют условия, когда получение ответа на письмо не предполагается, например, письмо-презентация);

Будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-то неясностей относительно вопроса переписки;

Уверены ли вы, что письмо, отправленное почтой, придет в срок (если нет, то лучше воспользоваться телефаксом, услугами службы DHL или отправить письмо через Интернет).

2. Тон письма всегда должен оставаться корректным.

3. Необходимо тщательно отбирать лексику, избегая неточностей, двусмысленности, излишнего употребления профессиональных слов. Текст письма должен быть прост для понимания.

4. Деловое письмо следует писать только на бланке организации, от имени которой вы выступаете. Так как внешний вид фирменного бланка – это своеобразная визитная карточка вашей компании, то к оформлению официального бланка следует относиться с особой тщательностью. Чем официальнее бланк письма – тем официальнее должен быть тон письма.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером № 12, 13, 14 через 1-2 интервала.

При оформлении делового письма номера страниц проставляют внизу с правой стороны страницы, а при оформлении других деловых документов - посередине верхнего поля листа.

Текст самого письма рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал.

На письменный запрос следует отвечать в течение 10 дней после получения.

На послания, полученные по факсу и электронной почте, следует отвечать в течение 48 часов, не считая выходных

Правила оформление делового письма в России

В России оформление официальных бланков регламентируются нормативными документами и, в первую очередь, ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документации».

ГОСТ установлено два стандартных формата бланков документов – А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и не на нём, должен иметь поля не менее 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Данные требования к оформлению документов закреплены российским законодательством, но автор рекомендует использовать их и при составлении делового письма зарубежному партнеру.

В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом обращение может начинаться со слов «Уважаемый + фамилия (имя, отчество)» или «Дорогой + имя и отчество (имя)». Такие слова, как «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и т.д. сокращать ни в коем случае нельзя. Иначе получатель вправе думать, что вы на самом деле не очень-то уважаете его. А заканчивать письмо следует словами благодарности за сотрудничество. И затем перед вашей подписью ставится выражение: «С уважением, …» или «Искренне Ваш...».

В официальных письмах недопустимо обращение на «ты», даже если в жизни вы с этим человеком находитесь не только в деловых, но и в дружеских отношениях.

Обычно деловое или служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка .
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:

ü предлог «О» + сущ. в предложном падеже: "О поставке автомобилей";

ü по вопросу «О» + сущ. в предложном падеже: "По вопросу о поставке запчастей";

ü касательно + сущ. в родительном падеже: "Касательно заказа на поставку" и т. п.

2. Собственно текст письма . Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем.

ü Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

ü Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

Структура делового письма

1. Наименование организации-отправителя.

3. Дата написания письма.

4. Адрес получателя письма.

5. Указание на конкретное лицо.

6. Вступительное обращение

7. Указание на общее содержание письма, т.е. тема письма.

8. Основной текст письма.

9. Заключительная формула вежливости.

10. Подпись.

11. Указание на приложение.

При оформлении делового письма российскому партнеру стоит помнить еще несколько правил .

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору
ОАО "Альфа Бизнес"
В.А. Прохоров

АО "Бета Холдинг"
Главному бухгалтеру
В.М. Иванов

В случае если вы ставите сокращения «г-ну», «г-же», то вначале пишется фамилия респондента, после и инициалы.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При направлении письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

При направлении документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз .

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес .

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на официальном бланке компании); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Тренинги

Подготовка делового письма

С какими бы целями не составлялись деловые письма, пишутся они для достижения желаемой цели в бизнесе. Не любой сотрудник организации обладает должной компетентностью в области деловой переписки, при неумелом подходе есть риск и вовсе испортить репутацию фирмы одним письмом. Зато если воспользоваться услугой составления письма в нашем агентстве, адресат наверняка заинтересуется сотрудничеством с вами.

Назначение деловых писем

Деловые письма не теряют актуальности в решении рабочих вопросов и маркетинговых задач. Информация, оформленная письменно, удобна тем, что к ней всегда можно вернуться или апеллировать при решении спорных вопросов. Письменный текст позволяет более емко и четко формулировать мысли, нежели устное общение. К тому же с некоторыми адресатами есть возможность связаться только посредством отправки делового письма. И чем выше статус этого адресата, тем профессиональнее должен быть составлен текст. Виды деловых писем так же разнообразны, как и сфера деловых отношений. Деловая переписка может быть коммерческой (желание заключить сделку, претензия к стороне сделки) и некоммерческой (благодарственное, информационное, гарантийное письмо, письма-просьбы, -приглашения, -напоминания и т. д.) По функционалу различают инициативные письма и письма-ответы, а также сообщения, не требующие ответной реакции.

Как правильно писать деловые письма.

Особенности структуры и текста делового письма

Деловые письма имеют четкую композицию:

Во введении указываются цель и причина письма, дается ссылка на документ, послуживший отправной точкой для данного послания;

В основной части описывается положение дел, дается анализ ситуации, аргументация. Характер доказательств зависит от направленности письма: например, убедить прийти на конференцию, вложить инвестиции в проект, приобрести товар;

В заключении делается вывод на основании вышесказанного: предложение, просьба, отказ, пожелание и т. д.

Перед текстом письма всегда размещают вежливое обращение к адресату (Например, «Уважаемый Сергей Михайлович!») А также в начале или в конце текста присутствует формула вежливости, составляемая по канонам деловой переписки. Формулы вежливости обычно начинаются так: «Выражаю признательность за оказанное содействие… / благодарность за приглашение… / надежду на плодотворное сотрудничество…». При написании такого рода писем соблюдается деловой стиль. Его особенности: лаконичность, ясность, однозначность, использование терминов, нейтральный тон, стандартизированность.

Трудности в составлении деловых писем

Быть хорошо осведомленным об адресате и той информации, которой он уже владеет по вашему вопросу;

Знание правил русского языка и особенностей делового стиля: языковых формул, правил составления предложений и проч.;

Правильное и уместное использование терминологии;

Корректность в обращении к адресату.

Как грамотно писать деловые письма.

Словари, образцы составления деловых писем могут помочь вам справиться с этой задачей своими силами. Но если нет достаточно компетентного сотрудника или времени на подготовку к составлению деловых писем, эту услугу может оказать профессиональное агентство. Специалисты коммуникационного агентства Comagency помогут вам разработать фирменный бланк, собрать необходимые документы для убедительной аргументации, составить грамотное и презентабельное деловое письмо, улучшая тем самым имидж вашей организации.

В условиях современного мира деловой контакт нередко берет свое начало с деловой переписки – письменной формы делового взаимодействия, которая включает любой вид корреспонденции (письмо, сообщение и т. д.), которая направляется любым официальным лицом от его имени и в силу занимаемой им должности.

Важным аспектом является соблюдение определенных норм этикета. В противном случае, установившиеся связи могут оборваться, а клиент или деловой партнер будут потеряны. Грамотно оформленная деловая переписка способствует максимально благоприятному впечатлению о вас или компании.

Владение магией букв актуально для каждого человека. Допустим, при поиске новой работы: составлению и отправлению резюме, тестовых заданий, сопроводительных писем, дополнительных данных о себе, согласования времени встречи.

Интересно, что правила деловой переписки, существующие сегодня, сложились около 150 лет назад в Англии.

Виды деловых писем

Чтобы определиться с тем, как составить письмо, нужно знать различия между его видами. Это поможет определиться с темой послания и правильным его оформлением. Это поможет не выглядеть глупо в глазах важного оппонента.

По структуре оформления различают:

Письма-коммуникации

Сюда относятся письма-отказы, претензии, оправдания, признания. Все, что сотрудник использует в ходе своей профессиональной деятельности.

Письма-договоренности

Важная разновидность письма. Благодаря ей подводят итоги встречи, формируют договоренности, обозначают время исполнения задач, убеждаются в правильности понимания договора обеими сторонами.

Правила делового письма

То, каким образом позволяют себе изъясняться блоггеры – не ваш вариант. Нет оправдания ошибкам и опечаткам. Нельзя утешать себя сложностями с изучением языка еще с детских лет. Необходимо быть максимально требовательным к себе. В противном случае, это составляет неблагоприятную картину о вашей личности и образованности.

Особенность деловой переписки состоит в том, что ошибки в написании слов профессиональной сферы считаются показателем некомпетентности человека в выбранной сфере.

Основные правила:

Откажитесь от использования слов, точное определение которых вы не знаете. В крайнем случае – проверяйте их значения по словарям.
Избегайте использования специфической терминологии. Некоторые слова могут быть незнакомы собеседнику и ошибочно им истолкованы. Этикет деловой переписки подразумевает в таких случаях давать объяснение терминам и аббревиатурам.
Пишите короткими предложениями. Длина и витиеватость конструкций уместна при написании романа, а не при деловых переговорах.
Предварительно набирайте сообщение не в теле письма, а в документе на компьютере или интернет-редакторе. Положительным аспектом является автоматическая проверка орфографии и пунктуации текста. Также это исключает случайное преждевременное отправление письма адресату или его потерю из-за закрытия браузера или потери интернета. Работая в Microsoft word, используйте автосохранения материала через определенные промежутки времени.
Следует избегать набора сообщения на телефоне или планшете. Существует риск неуместного автоисправления.
Проверяйте перед отправкой на ошибки и логичность построения текста. Набранный текст рекомендуется вновь перепроверить через час, временно переключившись на другие дела и забыв о его написании. Это поможет взглянуть на текст с другой стороны, видя все неточности.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала.

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

Цитирование

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Например: «С уважением, Иван Иванов, менеджер ваших проектов, номер телефона или любые другие мессенджеры». Или «Best regards, Ivan Ivanov … ».

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Стиль делового общения

Деловая переписка подразумевает тонкое балансирование на грани. Приятельское общение тут неуместно, но и подчеркнуто суровое не подходит.

Особенности общения:

Строгость конструкций

Уменьшительно-ласкательные слова, сленговые выражения будут неуместны.

Использование смайликов

Осторожное использование смайликов или отказ от них. Первый контакт не допускает их наличие в принципе. В дальнейшем скобочки могут присутствовать, но исключительно положительные, в умеренном количестве. Милости и юмор недопустимы в данном стиле общения. Недопустима такая форма, если вы находитесь в подчинении у собеседника.

Приветствие по имени и отчеству

Правила ведения деловой переписки подразумевают уважительное отношение к собеседнику, внимание и интерес к его персоне. Это повышает интерес оппонента к вам, увеличивает шанс на его снисходительность. Желательно знать заранее, как зовут человека, к которому вы обращаетесь, а также его предпочтения по обращению.

Ответ в течение двух суток

Корректным является отправление ответа на сообщение в течение нескольких рабочих дней. Иначе это считается неуважением. Если письмо было отправлено перед выходными или отпуском, на него можно не отвечать, если оно несрочное. В ином случае необходимо предупредить собеседника о временном отсутствии вашего ответа или кратко отписаться по поводу содержимого письма.

Отсутствие назойливости

Постоянно спрашивать о чем-то, просить подтверждения покажет вас в не лучшем свете. Если требуется подтверждение от собеседника, можно ему напомнить о необходимости ответа через трое суток. Если дело срочное, лучше это упомянуть изначально в вашем первом сообщении.

Правило зеркала

Этикет деловой переписки часто допускает обращение к оппоненту так, как делает это он. Это повышает возможность взаимопонимания, общения на одном уровне. Следите за тем, какие термины, стиль общения, обращения использует ваш собеседник.

Поздравление с праздниками

Если общение происходит около или во время официальных праздников, стоит поздравить собеседника. Таковы правила деловой переписки. Также полезно знать, когда у оппонента день рождения.

Благодарность

Элементарной вежливостью будут слова благодарности в ответ на поздравление, приглашение, объяснение.

Учитывая все вышеперечисленные особенности, наладить контакт с собеседником и составить благоприятное мнение о себе не составит труда.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
внимание к деловым интересам оппонента;
соблюдение конфиденциальности;
пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.