Как составить правильно приказ о совмещении должностей
Как составить приказ о совмещении должностей на предприятии, есть ли для этого унифицированная форма? Кто составляет приказ, что служит основанием для их составления, приведем подробный образец заполнения. Совмещение должностей – это выполнение сотрудником организации дополнительных обязанностей в рамках обычного рабочего времени. Совмещать можно как разные, так и одинаковые должности. Приказ на совмещение должностей относится к приказам по личному составу. Разберем, как его оформить в разных случаях.
Как оформить приказ о совмещении должностей
Трудовой Кодекс не регламентирует, каким образом должно быть оформлено совмещение, главное, чтобы желание работника было подтверждено письменно.
Дополнительное соглашение к трудовому договору служит основанием для приказа о совмещении должностей. В этом случае приказ составляется для бухгалтерии и других заинтересованных лиц, а не для того, чтобы подтвердить письменное согласие работника.
Можно ли совмещать больше двух должностей
В основании должны быть указаны следующие данные:
- Должность, которую будет совмещать работник;
- Срок, на который возлагаются дополнительные обязанности;
- Размер доплаты.
Все эти данные переносятся в приказ.
Читайте также:
Образец приказа о совмещении
Образец приказа о совмещении должностей работодатели разрабатывают самостоятельно. В зависимости от нюансов совмещения может быть разработано несколько форм приказа.
Приказ о временном совмещении
Временное совмещение предполагает, что период возложения дополнительных обязанностей заранее известен и ограничен:
- Конкретными датами;
- Наступлением определенных событий, например, датой окончания больничного листа основного сотрудника.
Читайте также:
Приказ о постоянном совмещении
Постоянное совмещение предполагает, что известна только начальная дата выполнения обязанностей.
Образец приказа на совмещение вакантной должности будет отличаться от предыдущего только тем, что в нем не будет даты окончания выполнения дополнительных обязанностей.
Читайте также:
Приказ о снятии совмещения
Если срок окончания совмещения не указан, то, для того чтобы снять с сотрудника дополнительные обязанности необходимо издать соответствующий приказ. Он может составляться на основании следующих документов:
- Дополнительного соглашения о прекращении совмещения;
- Заявления работника о желании прекратить выполнять дополнительные обязанности;
- Служебная записка от представителя работодателя о снятии дополнительных обязанностей.
Обратите внимание!
Для прекращения совмещения не нужно согласованное желание сторон, достаточно решения одной стороны, высказанного за три дня.
Приказ о совмещении должностей – документ, фиксирующий выполнение одним работником функционала другого. К такой бумаге работодатели прибегают в ряде случаев, для того чтобы один из сотрудников, помимо своей основной деятельности, выполнял обязанности коллеги.
ФАЙЛЫ
Не нужно путать совмещение и совместительство
Совместительство является более широким понятием. Оно предполагает выполнение разных задач в разное время. То есть ответственный сотрудник работает на одном из мест и выполняет только один пакет задач. А потом, когда рабочее время закончилось, он приступает к выполнению обязанностей по следующей должности. Причем при совместительстве можно работать в разных организациях.
Другое дело – совмещение должностей. Здесь обязательным условием является один руководитель и одна организация. Также возможно переключение в одно и то же время по необходимости с функции одного работника на функции другого.
Если судить со стороны работника, то совмещение должностей гораздо более удобно, чем совместительство. Еще одно отличие: первое определяется во втором пункте ст. 62, а второе — в ст. с 282 по 288 ТК РФ.
Словом, при выходе приказа о совмещении должностей в большинстве случаев нет речи о существенном увеличении времени, проводимом на рабочем месте. Скорее, здесь имеется в виду увеличение зоны ответственности отдельно взятого сотрудника. Конечно, увеличение объема работы должно значительно сказаться на интенсивности исполнения обязанностей сотрудником.
В каких случаях должности совмещают
Чаще всего работодатель прибегает к такой мере временно. Если, например, хочет «дождаться» основного сотрудника из отпуска и поэтому не видит смысла в найме нового. Либо на рынке труда не находится подходящей кандидатуры, а уже нанятый работник желает попробовать себя на новой должности.
Внимание! Условия совмещения бывают разные. Единственное, в чем стоит убедиться перед подписанием приказа, – так это в том, что принятое решение не скажется на общей эффективности компании.
Кто может подойти для совмещения
Рядовой случай – это совмещение должностей в рамках одной категории. Но бывает, что сотрудник с одними должностными инструкциями и задачами желает выполнять диаметрально противоположные. Законом не запрещено и такое совмещение. Главное, чтобы кандидатура отвечала необходимым требованиям, в том числе квалификационным, медицинским, обладала необходимыми знаниями, умениями или показывала потенциал для их развития. Соглашаются выпустить приказ о совмещении должностей на неготового работника только крайне недальновидные руководители.
Основные составляющие элементы приказа
Особой унифицированной формы для подобного рода документов нет, так как в каждой организации есть своя специфика. Ее необходимо учитывать в содержании. Однако есть данные, без упоминания которых приказ не имеет должной юридической силы или может быть оспорен в судебной инстанции. К ним относятся:
- Полное наименование организации. Оно всегда должно располагаться в верхней части, посередине листа.
- Номер приказа. Он потом заносится в журнал приказов по кадровым вопросам.
- Дата принятия (подписания) документа.
- Город, в котором подписывается документ.
- Мотивация руководителя. В официальном стиле описывается, что побудило руководство прибегнуть к совмещению нескольких должностей одним сотрудником. Желательно на каждого такого совмещающего должности лица составлять отдельный приказ.
- Ссылка на 151 статью Трудового кодекса. В ней говорится о таком праве работодателя.
Вся эта информация относится к основной, но не имеет прямого отношения к тому, что конкретно принимается. Вся суть заключена в нескольких пунктах приказа о совмещении должностей. Они обязательно должны информировать читающего о:
- ФИО работника, который принимает на себя дополнительный функции.
- Дате начала совмещения должностей работником.
- При наличии – дате окончания. Может быть указана не дата, а событие, в связи с которым такое совмещение завершается. Например, «до назначения нового секретаря» или «до выхода из отпуска по уходу за ребенком Ивановой А.А.».
- Размере доплаты за совмещение. Обычно она составляет 40-50% от оклада.
- Том, кто обязан проинформировать работника о том, что он совмещает чьи-либо обязанности.
В самом конце приказа располагается подпись руководителя и того сотрудника, который принимает факт совмещения своей должности с чьей-то другой. Также при наличии упоминания главного бухгалтера, кадровика или других специалистов (если их обязывают соблюдать, учитывать, информировать и пр.), их подписи также обязательны.
Нюансы
Полностью новые обязанности сотрудника описываются в дополнении к трудовому договору. Но если на совмещаемой должности лежит какая-либо материальная ответственность, то берущий совмещение сотрудник обязан подписать договор о полной материальной ответственности. Ссылка на него тоже может присутствовать в приказе.
По закону любая сторона вправе прекратить совмещение, уведомив другую в письменной форме минимум за три рабочих дня.
Если в приказе говорится о вновь нанимаемом сотруднике сразу на две должности, то ссылка внизу должна быть не на дополнительное соглашение к трудовому договору, а на сам трудовой договор.
Один человек может совмещать любое количество должностей. Каждая организация решает вопрос распределения служебных обязанностей самостоятельно.
Работодатель обязан доплачивать за совмещение. Исключительная ситуация – когда в должностной инструкции четко прописан пункт о том, что в обязанности работника входит выполнение обязанностей коллеги. Сумма доплаты оговаривается в приказе о совмещении должностей отдельно, облагается налогами и зависит от объема выполняемой работы, а также от других факторов, учитываемых работодателем.
Под понятие «совмещение», раскрытое в ст. 60.2 ТК РФ, подпадает довольно большое число дополнительных рабочих функций, выполняемых в служебное время:
- увеличение объемов работы по одной и той же должности и специализации (например, выполнение работы по двум однотипным должностям в одном подразделении при отсутствии второго сотрудника);
- выполнение работы за временно отсутствующего коллегу (например, за сотрудницу в декрете);
- совмещение должностей или профессий (по сути, это одно и то же, но термин «профессия» чаще применяется для рабочих или технических сфер, а «должность» — для руководства и специалистов).
На нашем форуме можно задать любой вопрос, возникший у вас в ходе работы с кадровыми документами. Например, обсуждаем, как оформить совмещение должностей в программе «1С».
Особенности оформления совмещения должностей (профессий)
1. Возможность совмещения должна быть документально подтверждена.
Для этого должны быть выполнены несколько условий:
- должность с функционалом для совмещения должна иметься в штатном расписании ;
- эта должность не должна быть занята штатным сотрудником, для которого она основная.
2. Необходимо письменное подтверждение от работника о согласии на дополнительную нагрузку по совмещению.
Возможны два сценария:
- работник сам пишет заявление с просьбой назначить ему дополнительный функционал, а руководитель визирует его, выражая свое согласие;
- руководитель подразделения составляет документ о наложении на работника дополнительных обязанностей, работник расписывается в том, что согласен.
3. Должно быть оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору с работником, которое станет неотъемлемой частью этого договора. В него в обязательном порядке включаются следующие пункты:
- о виде дополнительной нагрузки (совмещение должностей, увеличение обычных обязанностей и т. п.);
- сроках, на которые устанавливается совмещение;
- перечень дополнительных функций (или отсылка к соответствующей должностной инструкции);
- если работник сам писал заявление (по первому сценарию), информация о том, что совмещение назначено по просьбе работника;
- о размерах компенсации за дополнительную нагрузку.
4. Оформляются особые условия в случаях, когда дополнительный функционал требует профессиональной квалификации, допусков и аттестаций. В этом случае следует:
- запросить у работника дополнительные документы, подтверждающие его право и возможность выполнять данные виды работ;
- включить особые требования и информацию об их соблюдении в кадровые документы.
Подробнее о кадровых документах читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» .
Приказ о совмещении должностей
Приказ на совмещение является основанием для того, чтобы работник начал трудиться по дополнительному функционалу.
Издается он при наличии:
- Документа с письменным согласием работника.
- Соглашения к трудовому договору.
Приказ в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:
- Характеристику вида дополнительной работы.
- Конкретизацию должности, по которой назначается совмещение (согласно штатному расписанию).
- Даты начала и окончания (если договор срочный) работы по совмещению.
- Описание (перечень) дополнительного функционала (или отсылку к регламентирующему документу).
- Согласованный размер компенсации (может устанавливаться как в фиксированной сумме за период, так и в процентах от оклада по совмещаемой должности).
О том, какое место занимает эта компенсация в структуре заработной платы, читайте в материале «Из чего состоит заработная плата?» .
Образец приказа о совмещении должностей (по унифицированной форме КП-152)
Действующими регламентами унифицированная форма приказа о совмещении должностей не установлена.
У кадровика есть несколько вариантов действий:
- Составить приказ в свободной форме с учетом всех требований и обстоятельств.
- Доработать форму, утвержденную Госкомстатом (обычно берут форму Т-1 и включают в нее дополнительные параметры).
- Воспользоваться наследием СССР (в тех частях, которые не противоречат действующим законам). Помимо детальных указаний по оформлению совмещения (которыми в основном пользуются и сейчас), в СССР существовала форма приказа по личному составу КП-152 на совмещение должностей (профессий). Если используется такая форма, ее необходимо утвердить для применения в организации. Для этого руководителем организации ставится гриф об утверждении в верхнем правом углу документа.
Приказ о переводе работника на другую работу
Порядок формирования приказа о переводе на другую работу похож на порядок, применяемый при оформлении совмещения. Отличие в том, что при переводе прежние обязанности с работника снимаются. Соответственно, оплата за новые обязанности назначается по новой должности. Так как совмещения функций по двум работам не возникает, нет и дополнительной компенсации.
В отличие от приказа о совмещении для приказа о переводе есть отдельная форма Т-5 «Приказ о переводе работника на другую работу», утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Форму Т-5 вы найдете в статье «Унифицированная форма № Т-5 - скачать бланк и образец» .
Итоги
Действующий ТК РФ содержит только общие положения в части оформления совмещения должностей. Для их детализации можно воспользоваться нормативными документами бывшего СССР, не противоречащими нормам новых законов:
- постановлением Совмина СССР «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» от 04.12.1981 № 1145;
- инструкцией ВЦСПС, Минфина СССР, Госкомтруда СССР «По применению постановления от 04.12.1981 № 1145» от 14.05.1982 № 53-ВЛ.
Унифицированной формы для оформления приказа на совмещение должностей нет.
Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.
Разделение на группы
Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.
К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:
- об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
- об утверждении графиков отпусков:
- об утверждении и изменении штатного расписания;
- об установлении режима работы и внесении изменений в него;
- об аттестации;- о создании комиссии и др.
Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.
К приказам по личному составу относятся приказы:
- о приеме, переводе, увольнении работников;
- о предоставлении различных видов отпусков;
- о направлении в командировку;
- о поощрении;
- о дисциплинарных взысканиях и др.
Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").
Оформление бланков
Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.
В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :
- дата;
- регистрационный номер документа;
- заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
- тема;
- текст;
- подпись руководителя.
В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.