Финансовый отдел компании: функции и задачи. Работа финансового отдела организации Организация инфо финансы чем занимается

I. Общие положения

1. Начальник финансового отдела относится к категории руководителей.

2. На должность начальника финансового отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы по специальности в области организации финансовой деятельности не менее 5 лет.

3. Назначение на должность начальника финансового отдела и освобождение от

4. Начальник финансового отдела должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные документы, регламентирующие производственно-хозяйственную деятельность.

4.2. Нормативные и методические материалы, касающиеся финансовой деятельности предприятия.

4.3. Перспективы развития предприятия.

4.4. Состояние и перспективы развития финансовых рынков и рынков сбыта продукции (работ, услуг).

4.5. Основы технологии производства.

4.6. Организацию финансовой работы на предприятии.

4.7. Порядок составления финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов де-нежных средств, планов реализации продукции (работ, услуг), планов по прибыли.

4.8. Систему финансовых методов и рычагов, обеспечивающих управление финансо-выми потоками.

4.9. Порядок финансирования из государственного бюджета, краткосрочного и долго-срочного кредитования предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска и приобретения ценных бумах, начисления платежей в государственный бюджет и государственные внебюджетные социальные фонды.

4.10. Порядок распределения финансовых ресурсов, определения эффективности фи-нансовых вложений.

4.11. Нормирование оборотных средств.

4.12. Порядок и формы финансовых расчетов.

4.13. Налоговое законодательство.

4.14. Стандарты финансового учета и отчетности.

4.15. Экономику, организацию производства, труда и управления.

4.16. Бухгалтерский учет.

4.17. Средства вычислительной техники, телекоммуникаций и связи.

4.18. Основы трудового законодательства.

4.19. Передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования финансовой деятельности предприятия.

4.20. Правила и нормы охраны труда.

7. Начальник финансового отдела осуществляет руководство работниками отдела.

8. На время отсутствия начальника финансового отдела (командировка, отпуск, бо-лезнь, пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового - лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Начальник финансового отдела:

1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе про-изводства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

2. Обеспечивает разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовую ус-тойчивость.

3. Руководит разработкой проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

4. Обеспечивает доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия.

5. Участвует в подготовке проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капи-тальных вложений, научных исследований и разработок, планировании себестоимости продукции и рентабельности производства, возглавляет работу по расчету прибыли и налога на прибыль.

6. Определяет источника финансирования производственно-хозяйственной деятельно-сти предприятия, включающие бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств, проводит исследование и анализ финансовых рынков, оценивает возможный финансовый риск применительно к каждому источнику средств и разрабатывает предложения по его уменьшению.

7. Осуществляет инвестиционную политику и управление активами предприятия, опре-деляет оптимальную их структуру, подготавливает предложения по замене, ликвидации активов, следит за портфелем ценных бумаг.

8. Проводит анализ и оценку эффективности финансовых вложений.

9. Организует разработку нормативов оборотных средств и мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

10. Обеспечивает:

10.1. Своевременное поступление доходов, оформление в установленные сроки финан-сово-расчетных и банковских операций.

10.2. Оплату счетов поставщиков и подрядчиков.

10.3. Погашение займов.

10.4. Выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим.

10.5. Перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюдже-ты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учрежде-ния.

11. Анализирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

12. Участвует в разработке предложений, направленных на обеспечение платежеспо-собности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.

13. Осуществляет контроль за:

13.1. Выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям.

13.2. Прекращением производства продукции, не имеющей сбыта.

13.3. Правильным расходованием денежных средств.

13.4. Целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

14. Обеспечивает ведение учета движения финансовых средств и составления отчетно-сти о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности, достоверность финансовой информации.

15. Контролирует правильность составления и оформления отчетной документации, своевременность ее предоставления внешним и внутренним пользователям.

16. Участвует в проведении совещаний-семинаров (учебы) с работниками главной бухгалтерии и финансового отдела предприятия.

17. Участвует в разработке предложений по социальной защищенности работников предприятия.

18. Обеспечивает защиту информационных ресурсов, содержащих собственные сведе-ния ограниченного доступа и полученные от других организаций.

III. Права

Начальник финансового отдела имеет право:

1. Действовать от имени отдела, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по финансовым вопросам.

2. Устанавливать служебные обязанности для подчиненных ему работников.

3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. Вносить на рассмотрение директора предприятия:

4.1. Представления о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых долж-ностей работников финансового отдела.

4.2. Предложения:

О поощрении отличившихся работников;

Привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности нарушителей произ-водственной и трудовой дисциплины.

6. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, указаний, а также смет, договоров и других документов, связанных с деятельностью финансового отдела.

7. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

8. Давать руководителям структурных подразделений предприятия указания, по вопро-сам надлежащей организации и ведению финансовой работы.

9. Подписывать по уполномочию директора организации финансовые документы.

10. Визировать все документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (планы, отчеты, пр.).

11. Самостоятельно вести переписку со структурными подразделениями предприятия а также иными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим решения директора предприятия.

12. Вносить предложения директору предприятия о привлечении к материальной и дис-циплинарной ответственности должностных лиц по результатам проверок.

Задачи и функции

финансово-экономического отдела

Организация бухгалтерского учета и отчетности Управления, контроль за эффективным использованием материальных, финансовых ресурсов. Формирование полной и достоверной информации об имущественном положении, доходах и расходах Управления. Обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении Управлением хозяйственных операций. Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности Управления и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости. Контроль за сохранностью денежных средств и материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации; Организация работы по мобилизации доходов федерального бюджета, администрируемых Управлением.

Составление сметы доходов и расходов Управления по источникам финансирования: - за счет федерального бюджета в пределах доведенных главным распорядителем годовых лимитов бюджетных обязательств; и средств, полученных за счет внебюджетных источников; Формирование проекта сметы расходов и расчетов к нему на плановые периоды работы Управления; Осуществление контроля за эффективным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов, с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений; Предоставление своевременной полной и достоверной бухгалтерской, финансовой, статистической и налоговой отчетности в установленные сроки в соответствующие органы; Осуществление начисления и своевременное перечисление налогов и платежей в бюджет и внебюджетные фонд; Участие в разработке инструктивных и руководящих документов Управления в области ведения бухгалтерского учета; Участие в проведении процедур размещения заказов на поставку товаров и выполнение услуг для нужд Управления; Осуществление экономического анализa хозяйственно-финансовой деятельности Управления по данным бухгалтерского учета в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и сокращения затрат; Участие в подготовке проектов договоров, соглашений, заключаемых Управлением с физическими и юридическими лицами, проверке документов, поступающих на оплату, в части их финансово-экономической обоснованности; Организация учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учета основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств расчеты поставщиками, подотчетными лицами) и своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением; Осуществление анализ эффективности использования материальных ценностей; Осуществление контроля за сохранностью основных средств и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации; Оформление материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, осуществление контроля за передачей в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы; Участие в подготовке и проведении инвентаризации имущества и материальных ценностей, денежных средств и обязательств. Контроль за своевременным и правильным отражением результатов инвентаризации; Проведение инструктажа материально-ответственных лиц по вопросам сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении; Участие в комиссиях по списанию основных средств и материальных запасов; Оформление актов сверки с поставщиками и подрядчиками, принятие мер по взысканию дебиторской и погашению кредиторской задолженности за материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги. Контроль за расходом денежных средств, выданных подотчетным лицам; Осуществление начислений заработной платы сотрудникам Управления. Ведение аналитического учета депонированной заработной платы и контроль за её выплатой; Осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность; Учет поступлений доходов в бюджет в разрезе кодов бюджетной классификации Российской Федерации, администрируемых Управлением; Подготовка документов по возврату излишне уплаченных платежей в бюджеты Российской Федерации, администрирование которых возложено на Управление; Оформление уведомлений на уточнение вида и принадлежности платежа по поступлениям доходов в бюджет в разрезе администрируемых кодов бюджетной классификации; Прогноз денежных поступлений в федеральный бюджет по кодам бюджетной классификации РФ, администрируемых Управлением; Использование современных средств автоматизации и программных продуктов 1С «Бухгалтерия», 1С Заработная плата и кадры» «Контур Экстерн», «Администратор Д»; Обеспечение сохранности бухгалтерских документов и сдача их в установленном порядке в архив; Организация взаимодействия с кредитными организациями по вопросам касающимся администрирования доходов; Участие в работе по освещению деятельности Управления в средствах массовой информации; Координация и контроль за деятельностью территориальных отделов Управления по вопросам, отнесенным к ведению отдела; Рассмотрение обращений физических и юридических лиц, органов государственной власти, органов местного самоуправления по вопросам, входящим в компетенцию отдела; Формирование установленной отчетности по предмету деятельности Отдела; Осуществление в пределах своей иных функции в соответствии с целями и задачами.

2. Финансовая служба предприятия, ее структура и взаимосвязь с другими

подразделениями предприятия

Финансовая служба – самостоятельное структурное подразделение, выполняющее определенные функции в системе управления предприятием (рис. 2.4). Обычно таким подразделением является финансовый отдел. Его структура и численность зависит от организационно-правовой формы предприятия, характера финансовой деятельности, объема производства, количества работающих на предприятии.

Рис. 2.4. Цель и задачи деятельности финансовой службы

Финансовой службой выполняются многочисленные функции. Основные из них – финансовое планирование, финансовый анализ, финансовый контроль и финансовый менеджмент. Функции финансовой службы выстроены в полном соответствии с содержанием финансовой работы на предприятиях (рис. 2.5).

Рис. 2.5. Примерная структура финансовой службы

Финансовая служба является частью единого механизма управления хозяйственной деятельностью, и поэтому она тесно связана с другими службами предприятия, а поэтому она тесно связана с другими службами предприятия.

Так, в результате тесных контактов с бухгалтерией, финансовой службе представляются планы производства, списки кредиторов и дебиторов, документы по выплате зарплаты работникам, суммах денежных средств, находящихся на его счетах, и суммах предстоящих расходов. В свою очередь финансовая служба, обрабатывая эту информацию, анализируя ее, дает квалифицированную оценку платежеспособности предприятия, ликвидности его активов, кредитоспособности, составляет платежный календарь, готовит аналитические отчеты по другим параметрам финансового состояния предприятия и знакомит бухгалтерию с финансовыми планами и аналитическими отчетами об их выполнении, которая в своей ежедневной деятельности руководствуется этими сведениями.

От отдела маркетинга финансовая служба получает планы по сбыту продукции и использует ее при планировании доходов и составлении оперативных финансовых планов. Для проведения успешной маркетинговой компании финансовая служба обосновывает реализационные цены, утверждает систему уступок в цене контракта, анализирует сбытовые и маркетинговые издержки, осуществляет сравнительную оценку конкурентоспособности продукции предприятия, оптимизирует ее рентабельность, создавая, таким образом, условия для заключения крупных сделок (рис. 2.6).

Финансовая служба имеет право требовать от всех служб предприятия действий, необходимых для качественной организации финансовых действий и финансовых потоков. В ее компетенции находятся также и такие важнейшие характеристики деятельности предприятия, как его имидж, деловая репутация.

Рис. 2.6. Взаимосвязь финансовой службы организации с другими подразделениями

Как любая система управления финансовый менеджмент состоит из двух подсистем: объекта управления и субъекта управления.

Рис. 2.7. Система финансового менеджмента в организации

Объектом управления в финансовом менеджменте является денежный оборот хозяйственного субъекта, представляющий собой поток денежных поступлений и выплат. Каждому направлению расходования денежных фондов должны соответствовать определенные источники: на предприятии к источникам можно отнести собственный капитал и пассивы, которые инвестируются в производство и приобретают форму активов. В общем, постоянный процесс движения денежных средств представлен на рис. 2.7.

Процесс управления денежным оборотом в значительной мере состоит в прогнозировании на длительную перспективу движения денежных средств и оценке его влияние на финансовое состояние предприятие.

Субъектом управления является финансовая служба, которая вырабатывает и реализует стратегию и тактику финансового менеджмента в целях повышения ликвидности и платежеспособности предприятия посредством получения и эффективного использования прибыли.

Конкретная структура финансовой службы во многом зависит от организационно-правовой формы предприятия, его размеров, спектра финансовых отношений, объемов финансовых потоков, вида деятельности и задач, поставленных руководством компании. Поэтому финансовая служба может быть представлена различными формированиями (рис. 2.8).

Рис. 2.8. Виды финансовых служб в зависимости от размеров предприятия

Финансовый отдел предприятия состоит обычно из нескольких бюро, отвечающих за отдельные направления финансовой работы: плановое бюро, бюро банковских операций, бюро кассовых операций, расчетное бюро. В составе каждого бюро создаются специальные группы. Функции каждой группы определяются в результате детализации функций бюро.

Финансовая дирекция предприятия объединяет в себе финансовый отдел, планово–экономический отдел, бухгалтерию, отдел маркетинга и другие службы предприятия.

Эти службы подчинены вице-президенту по финансам (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Организационная структура управления организацией

Концентрация в руках одной дирекции основных служб управления предприятием значительно увеличиваетвозможности регулирующего воздействия на финансовые отношения и финансовые потоки. В таком варианте финансовая служба не толь успешно фиксирует количественные параметры деятельности предприятия, но и, благодаря непосредственному участию в выработке финансовой стратегии и тактики предприятия, в значительной мере предопределяет их качество.

При определении содержания работы финансовой дирекции (финансового менеджера) важно заметить, что она или представляет собой часть работы высшего звена управленческого аппарата предприятия, или связана с предоставлением ему аналитической информации, располагая которой можно принимать решения в области финансов.

Дирекция в целом и каждое её подразделение функционируют на основе Положения о финансовой дирекции, утверждённого руководством предприятия. В нём четко отражены общие моменты организации и структуры финансовой службы, определены конкретные задачи и функции, взаимоотношения с другими подразделениями и службами хозяйственного субъекта; права и ответственность дирекции. Задачи, стоящие перед финансовой дирекцией и её подразделениями, охватывают все сферы деятельности предприятия.

В управлении финансовой деятельностью предприятия важную роль играют финансовые менеджеры.

В своей работе финансовый менеджер основывается на действующем законодательстве в налоговой, валютной, финансово–кредитной сферах, исходит из оценки экономической ситуации в стране и мировых финансовых рынках. Ему подчинены два функциональных менеджера – контролёр и казначей. Четких разграничений в работе контролёра и казначея не существует, их должностные обязанности в разных компаниях различаются в зависимости от политики, проводимой ими, и персональных качеств (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Функции контролера и казначея в финансовой деятельности организации

Функции контролера имеют, прежде всего, внутренний характер. Они заключаются в ведении учетной документации, отслеживании документооборота и контролировании финансовых результатов деятельности по прошлой и текущей хозяйственной деятельности. Контролер является, по сути, главным бухгалтером компании и ему руководство поручает составление финансовых отчетов, налоговых деклараций, годового отчета.

Деятельность казначея направлена на решение глобальных вопросов по обеспечению финансовой устойчивости компании. Казначей управляет вверенным ему капиталом предприятия, то есть формирует его оптимальную структуру, проводит оценку затрат на капитал, управляет денежным оборотом, привлекает долгосрочные и краткосрочные кредиты, организует расчеты с покупателями.

Казначей концентрирует свои усилия на поддержании ликвидности предприятия, получая денежные средства по обязательствам и приумножая фонды для достижения цели компании. В то время как контролер уделяет особое внимание прибыльности, казначей придает особое значение, движению наличности, управляя дебиторской задолженностью и платежами компании. Постоянно занимаясь этими вопросами, казначей может своевременно увидеть признаки банкротства и предупредить его.

Финансовый менеджер обычно привлекается к работе в качестве наёмного работника по контракту, в котором строго определены его функциональные обязанности, порядок и размер оплаты труда. Кроме зарплаты, финансовый менеджер, относящийся к высшему аппарату управления, по результатам деятельности предприятия может получать вознаграждение в виде процента от чистой прибыли. Её размер определяется высшим органом управления хозяйственным субъектом: собранием акционеров, собранием учредителей, правлением предприятия. В некоторых странах (США, Япония) главные финансовые менеджеры владеют пакетом акций компании.

1. Финансовый отдел является самостоятельным структурным подразделением предприятия.

2. Отдел создается и ликвидируется приказом директора предприятия.

3. Отдел подчиняется непосредственно коммерческому директору предприятия.

4. Руководство подразделением:

1.4.1. Отдел возглавляет руководитель финансового отдела, назначаемый на должность приказом директора предприятия по представлению коммерческого директора.

1.4.2. Руководитель финансового отдела имеет ______ заместителя (ей).

1.4.3. Обязанности заместителя (ей) определяются (распределяются) руководителем финансового отдела.

1.4.4. Заместитель(и) и руководители структурных подразделений в составе финансового отдела, другие работники отдела назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом директора предприятия по представлению коммерческого директора и по согласованию с руководителем финансового отдела.

1. Структура финансового отдела

2.1. Состав и штатную численность финансового отдела утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению коммерческого директора и руководителя финансового отдела и по согласованию с

2.2. В состав отдела входят

2.3. Руководитель финансового отдела распределяет обязанности между сотрудниками отдела и утверждает их должностные инструкции.

1. Задачи и функции финансового отдела

1. Регламентирующие документы

4.1. Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты.

4.2. Внутренние документы:

Устав предприятия, Положение о подразделении, Должностная инструкция, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Взаимоотношения финансового отдела с другими подразделениями

Для выполнения функций и реализации прав финансовый отдел взаимодействует:

1. Права

Финансовый отдел имеет право:

6.1. Давать указания в рамках контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия по оформлению финансовой документации.

6.2. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия данные анализа хозяйственной деятельности предприятия, необходимые для деятельности отдела.

6.3. Вести переписку по вопросам методологии финансового учета и отчетности, а также другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

6.4. Не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела.

6.5. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела во взаимоотношениях с налоговыми, финансовыми органами, органами государственных внебюджетных фондов, банками, кредитными учреждениями, иными государственными и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждения-ми.

6.6. Вносить предложения руководству предприятия о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц предприятия по результатам проверок.

6.8. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

6.9. По согласованию с директором предприятия или заместителем директора предприятия по коммерческим вопросам привлекать экспертов и специалистов в области финансового консалтинга для консультаций, подготовки заключений, рекомендаций и предложений.

1. Ответственность

7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций отдела несет начальник финансового отдела.

7.2. На начальника финансового отдела возлагается персональная ответственность в случае:

7.2.1. Несоответствия законодательству издаваемых отделом инструкций и указаний по вопросам финансовой деятельности предприятия, финансового учета и отчетности.

7.2.2. Составления, утверждения и предоставления недостоверной сводной финансовой отчетности и нарушения сроков ее предоставления в соответствующие подразделения предприятия, руководителю предприятия, в налоговые, финансовые и иные органы.

7.2.3. Необеспечения или ненадлежащего обеспечения руководства предприятия информацией по финансовым вопросам.

7.2.4. Несвоевременного, а также некачественного исполнения документов и поручений руководства предприятия.

7.2.5. Допущения использования информации сотрудниками отдела в неслужебных целях.

7.2.6. Несоблюдения трудового распорядка сотрудниками отдела.

7.3. Ответственность сотрудников финансового отдела устанавливается их должностными инструкциями.

1. Заключительные положения

8.1. При выявлении несоответствия какого-либо пункта положения реальному состоянию дел в финансовом отделе руководителем отдела, сотрудником либо другим лицом необходимо обратиться в

с заявкой на внесение изменений и дополнений в положение. (Форма заявки представлена в Приложении 1).

8.2. Внесённое предложение рассматривается подразделением указанным в п. 8.1. данного положения в течение одного месяца со дня подачи заявки.

По результатам рассмотрения выносится решение:

Принять изменение или дополнение,

Отправить на доработку (с указанием срока доработки и исполнителя),

Отказать в принятии вносимого предложения (в этом случае заявителю направляется обоснованный отказ в письменном виде).

8.3. Внесение изменений и дополнений в положение утверждается

по представлению

Основные функции финансового отдела – поиск неэффективных процессов и разработка идей по увеличению прибыли. Читайте, какие еще задачи решает финансовая служба, какие подразделения входят в ее состав, а также скачайте положение о финансовом департаменте.

Финансовый отдел можно сравнить с оракулом. Топ-менеджер задает вопросы:

1. Каков прогноз по деятельности предприятия на три года?
2. Что я могу сделать, чтобы улучшить финансовое положение?
3. Какие из подразделений сработали лучше и хуже с этом году?

• Сколько мне нужно денег для реализации проекта и где их взять?

Скачайте и возьмите в работу :

Как рассчитать оптимальное количество сотрудников финансовой службы

Если в финансовой службе сотрудников слишком мало, они не справляются с объемом работ. Много – простаивают и съедают деньги компании. Чтобы избежать подобных проблем, определите оптимальное количество подчиненных.

Функции и задачи финансового отдела

Определиться с тем, сколько специалистов должно работать в финансовом отделе предприятия, и какие это должны быть специалисты, поможет схема функций и объектов финансового отдела.

Список функций и объектов настолько обширен, что на первый взгляд, кажется, треть штатного расписания нужно отдать под финансовую службу. Но это не так.

Рассмотрим последовательно каждый объект и функции по нему и определимся, какой сотрудник должен их выполнять.

Первый блок финансов компании

Доходы и расходы

Финансовый контролер. Человек, с которого начинается финансовый отдел. Тот, кого первым нанимают в финансовую службу, а с ростом ее он часто становится финансовым директором.

В небольших компаниях финансовый контролер часто создает управленческий учет с нуля, разрабатывает документы, аналитики и процессы, по которым должен вестись учет. В средних компаниях финансовые контролеры активно принимают участие в дальнейшем совершенствовании управленческого учета, а ежедневные рутинные задачи выполняют подчиненные им финансовые аналитики.

В крупных компаниях финансовые контролеры и финансовые аналитики работают в выделенных подразделениях – отделах финансового контроля по направлениям деятельности (по продуктам, регионам, видам расходов и т.д.), где занимаются планированием, учетом и анализом в рамках своего направления. Иногда возникает необходимость планирование вывести в отдельную функцию и создать плановый отдел, или отдел бюджетирования.

Цена

Функции по ценообразованию не слишком сильно отличаются от расчета доходов и расходов. Поэтому их выполняют либо все те же финансовые контролеры, если предприятие невелико, либо Отделы ценообразования. Вся деятельность по ценообразованию и ведению ценовой политики проводится совместно с Коммерческим департаментом, потому что финансисты могут дать только одно из слагаемых цены – себестоимость и прибыль, второе слагаемое, – рынок, не в их компетенции

Отчетность (локальная, МСФО)

Ведение локальной отчетности, конечно же, находится в зоне ответственности бухгалтерии. Тогда как ведением отчетности по МСФО часто занимается финансовый контролер, специалист по МСФО, или же целые отделы МСФО.

Если предприятию по той или иной причине нужен плановый пакет отчетности, то его тоже могут сделать специалисты отдела финансового контроля на основе БДР, БДДС и инвестиционного бюджета.

Внутренним аудитом локальной бухгалтерской отчетности можно озадачить финансового контролера. Или же создать отдел внутреннего аудита. Все зависит от масштабов, конечно.

Внешние аудиторские проверки обычно проходятся крепким союзом главного бухгалтера и отдела финансового контроля.

Анализ ключевых финансовых показателей и написание аналитических записок обычно производят все те же финансовые контролеры.

Управленческая отчетность

Ведение управленческой отчетности – это полностью зона ответственности финансового отдела. Соответственно полный цикл от планирования до анализа полученных результатов лежит на финансовых контролерах. Или, при наличии выделенного подразделения, на сотрудниках Отдела управленческой отчетности.

Второй б лок финансов компании

Денежные средства

Если в расчете доходов и расходов главным был финансовый контролер, то в управлении денежными средствами ключевая фигура – казначей. Инструменты краткосрочного планирования ДС – платежный календарь , и среднесрочного – бюджет движения денежных средств находятся в зоне его ответственности. Ежедневно он согласовывает заявки на оплату и формирует реестры платежей, следит за выгодным размещением ДС на срочных депозитах.

В небольших компаниях казначеем может быть все тот же финансовый контролер. Но такое совмещение эффективно только если компания проводит не более 30 операций ежедневно и у нее хорошо автоматизированы бизнес-процессы в финансах.

Хорошо работает союз казначея и бухгалтера на участке оплаты для средних предприятий, а для крупных необходимо создавать отдел казначейство.

Оборотный капитал

Управление оборотным капиталом – это смежная область с управлением денежными средствами, поэтому ей тоже занимается казначей. С крупных компаниях целесообразно выделять функции контроля дебиторской задолженности в специальный отдел.

Дополнительные и смежные функции

Налоги

В функции отдела финансового контроля может входить снижение налоговой нагрузки путем разработки методов оптимизации и планирования налоговых схем. По сути, это смежная функция главного бухгалтера, но все зависит от распределения обязанностей на предприятии.

В крупных холдингах целесообразно создать позицию налогового консультанта или отдел налогообложения.

Договоры

В секторах бизнеса, основанных на договорной деятельности с покупателями и поставщиками, крайне важно установить контроль финансовых специалистов над вновь заключаемыми договорами. С одной стороны, это снизит количество финансовых ошибок при заключении договора, таких как:

1. Неправильный расчет сумм и тарифов.
2. Некорректный срок оплаты.
3. Отсутствие индексации цен по долгосрочным договорам.
4. Существование или наоборот не включение штрафов.
5. И т. д.

С другой стороны, это позволит финансистам включать новые договоры в планирование, снимать с них ключевые данные, вести портфель договоров.

Капитальные вложения

На определенном этапе развития для предприятия становится очевидно, что основными фондами нужно управлять особенно тщательно, ведь стоимость их огромна. И с помощью грамотного управления можно сэкономить существенную сумму на платежах, налогах и высвободить денежные средства на оборотный капитал. Управлением капитальными вложениями также занимается отдел финансового контроля или специально выделенное подразделение.

Финансовые вложения

Когда предприятие имеет свободные денежные средства или нераспределенную прибыль, которые могут приносить дополнительный доход, задачей финансиста становится выгодное их инвестирование.

В небольших объемах с управлением финансовыми вложениями стравляется финансовый директор. А когда объемы растут, целесообразно выделить под управление Инвестиционного аналитика или создать отдел инвестиций

Бизнес-процессы

В процессно-ориентированных компаниях всегда остро стоит вопрос: «Кто будет участвовать в разработке процессов от компании?» Благодаря своему складу ума, финансисты обычно хорошо с этим справляются и их охотно включают в различные проектные группы. Кроме того, финансисты по долгу службы должны быть в курсе основных бизнес-процессов, чтобы знать, куда обращаться за информацией.

KPI

Очень распространенная практика – назначать финансовый отдел ответственным за расчет KPI, особенно если они (KPI) не многочисленные и не сложные. В обратном случае – это зона ответственности выделенного подразделения отдела KPI.

А вот разработку KPI не стоит полностью делегировать финансистам, потому что в итоге вы получите хорошие KPI для стагнирующего бизнеса, но никак не для бурного развития.

Структура финансового департамента

Структура финансового отдела зависит от конкретных задача развития компании. У подразделения есть базовые функции (бюджетирование, управленческий учет, внутренний контроль, составление финансовой отчетности) и есть дополнительные. Последние могут различаться в зависимости от приоритетов текущего этапа развития компании.

Таблица . Пример структуры и штата финансовой службы предприятия

Мы рассмотрели большинство функций финансового отдела и надеемся, что статья поможет вам создать эффективный и не раздутый по штату отдел.