Кому можно отправить письмо. Как отправить заказное письмо правильно

Как отправить документ по электронной почте для чайников, три простых способа.

Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>>

С развитием Всемирной паутины появилось и больше способов общения между людьми на расстоянии. Теперь можно не выходя из дома не только кому-то позвонить, но ещё и отправить письмо по электронной почте.

При этом с помощью e-mail можно направлять письма с вложениями в виде различных текстовых документов, презентаций, фотографий, видео и другое. Конечно весь процесс по отправке электронного письма с вложением довольно прост.

Однако начинающим пользователям иногда бывает затруднительно справиться с данной задачей без посторонней помощи. В этом материале будет более подробно рассмотрено отправление писем с вложениями по электронной почте.

Как отправить документ по электронной почте

Несмотря на множество различных сервисов, предоставляющих возможность отправки писем в электронном виде через Интернет (Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и другие), все они работают по одному и тому же алгоритму.

Только прикрепление файла на таких сервисах может немного различаться. Но в целом для отправки электронного письма с вложением можно придерживаться следующего алгоритма действий:

• Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
• Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
• При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
• Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
• После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
• После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
• Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».

Также стоит отметить, что при использовании мобильной версии почтовых ящиков, алгоритм действий аналогичен расширенной. То есть если вы в дороге, а нужный документ имеется на телефоне или планшете, то при наличии мобильного приложения, его также можно будет отправить по e-mail.

В этом случае также заполняете все необходимые поля, а затем нажимаете на скрепку или «Прикрепить файл», таким образом, добавляете документ и отправляете. Как можно увидеть всё достаточно просто и удобно.

Отправить ссылку

Если ваш документ хранится на облачных сервисах, таких как Гугл Диск, Яндекс Диск, и другие, или вы создали документ в Гугл Доке, то можно отправить ссылку на документ.

Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.

Ворд

Если вы используете программу Ворд, для создания и редактирования документов, то можно один раз настроить функцию отправки по емейл и затем пользоваться ею.

Инструкция:

Обратите внимание на верхнюю панель, а именно на вкладку — рассылки. Там должен появиться новый значок, с тем именем, что вы ему дали.

Теперь, после создания или редактирования документа, жмите на этот значок. Вам потребуется только указать электронную почту получателя, и документ отправиться по указанному адресу.

Как отправить документ по электронной почте, итог

Я показал вам три способа, как отправить документ по электронной почте, выбирайте самый удобный для вас. Один раз отправив письмо, вы поймёте, что нет ничего сложного в этом процессе.

Главное понять, что вы не пересылаете бумажный документ, он остаётся у вас. Вы отправляете его электронную копию, а получатель сам распечатает его, если будет нужно.

А вот для отправки бумажного оригинала любого документа, вам следует воспользоваться нашей обычной, всем привычной почтой и отправить документ заказным письмом.

Полезные статьи:

P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.

Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!


Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»

Пожалуй лучший вариант(и доступный по стоимости)-это отправление первым классом. Как работник почтовой сортировки с многолетним стажем скажу так- у отправлений первого класса сейчас все приоритеты, за ними строжайший надзор и особые условия пересылки для сохранности, их всегда обрабатывают первыми, отложив просто заказные письма или письма с уведомлением. На другой конец страны дойдет за 3-4 дня. В труднодоступные регионы доставка может быть затруднена нелтной погодой.

Сложно ответить на вопрос, так как иногда совершенно непонятно, как работает почта. Отправишь обычным письмом, дошло быстро, отправишь ускоренной почтой - письмо письмо придет позже, чем ожидаешь.

Из опыта скажу, что заказные письма точно идут дольше, ведь к ним особое отношение,почта следит за ним особенно, что тормозит весь процесс, получается идет дольше.

самый лучший вариант это воспользоваться курьерской службой, но это далеко не всем по карману.

Так что стоит все письма отправлять заранее, чтоб не переживать, успеет или нет. А если действительно очень надо и что-то важное, то не пожалейте денег, время и нервы дороже.

оптимальнее всего отправить письмо не обычной почтой, а курьерской. тогда оно дойдет быстро и будет вручено лично в руки (если сделаете отметку об этом). Но готовтесь, что данное отправление обойдется вам достаточно дорого. Так, например, почт.отправление из Москву до Якутска весом 0,5 кг будет доставлена за 1-4 дня (в зависимости от тарифа: супер-экспресс, экспресс и т.д.) и будет стоить от 760 рублей за данный вес по минимальному тарифу. Расчет производился на сайте курьерской компании ПОНИ-экспресс.

Чтобы быстро дошло, надо воспользоваться ящиком для писем, который находится непосредственно в отделении связи. Там выемка писем производится строго по графику, указанном на ящике. В противном случае письмо может задержаться в пути и из-того, что долго пролежало в каком-нибудь забытом почтовиками ящике.

Чтобы письмо дошло до получателя в кратчайшее время, можно заказать заказное письмо. Оно стоит дороже, но дойдет намного быстрее, причем вас уведомят о том, что ваше письмо получатель получил. Но коме этого можно вот о чем задуматься, не бросать письма в почтовые ящики, расположенные на улице, а лучше дойти до почтового отделения и уже там найти почтовый ящик. В отделениях почтовые ящики проверяют чаще. Да и с письмом в почтовом ящике на улице может что-нибудь случиться. Например хулиганы могут содрать или того хуже поджечь почтовый ящик. А вы потом будете винить в этом почту России, не ведая даже о том, что ваше письмо главпочтампт не получил его для отправки.

Никаких гарантий в том, что Ваше письмо дойдет быстро, Вам никто не даст. Даже (а я бы сказала: Тем более!) Почта России.

Времена, когда почтовая корреспонденция доходила в пункт назначения за считанные дни, канули в лету.

В дореволюционной России почта на лошадях быстрее доставляла почтовые отправления, нежели современная высокотехнологичная стратегическая отрасль экономики.

Советский период тоже отличался более-менее отлаженным механизмом доставки почтовой корреспонденции. Для сравнения: обычное письмо из Белгорода в Москву доходило за сутки. К слову, доехать на поезде из того же Белгорода в Москву можно за одну ночь.

То, что творится сейчас в этой отрасли хозяйства, является полным отражением той бесхозяйственности, безалаберности, безответственности, безнаказанности и пр., и пр., и пр., что царит в России практически во всм.

В качестве иллюстрации привожу пример, когда письмо с объявленной ценностью и с заказным уведомлением, отправленное из Белгорода в Москву, было вручено адресату через (Внимание!) 29 дней после отправки. За такой срок до Москвы можно было бы и пешком дойти!

Отличный просто вопрос)

Почитал ответы, посмеялся и выражаю большое спасибо тем, кто здесь нашутил)) Теперь собственное мнение.

Наша почта - это как тот муравейник(забрали, отправили, а ты иди к гадалке и она, если не ошибтся, точно скажет когда там кто-то получит что-то).

Посмотрите, что по этому поводу пишет вся Россия:











И наконец самая точная картина , которая олицетворяет нашу почту:



Теперь ответ на вопрос. Максимально быстро через почту России не получится.. Пошлите текст по мылу через Гугл и вложите в него нужные сканы тех документов, которые нужны + скан квитанции с почты, что заказное письмо с доками принято и отправлено.

Вс остальное - как Бог пошлт ..)

Быстрее всего дойдет письмо 1-класса. Медленнее всего - заказное или ценное письмо. Узнать подробности, а также отправить письмо, не выходя из дома можно через сервис ВконВерте.рф

Стоимость услуг практически равна себестоимости (своему походу на почту) 🙂

Отправлять что то почтой России это всегда лотерея, вам никто не гарантирует что письмо придт быстро но можно выгадать более удачное время для отправки письма. Так например не стоит отправлять не срочную корреспонденцию ближе к новому году, там у них каждый год аврал.

Для того, чтобы ускорить доставку письма/бандероли почтой России , нужно воспользоваться услугой Отправления первого класса , что является ускоренным на 25-30% способом доставки традиционной почтовой корреспонденции. Корреспонденция первого класса включает в себя:

• простые письма
• заказные письма
• письма с объявленной ценностью

а также бандероли.

О тарифах и контрольных сроках отправлений первого класса можно узнать вот здесь.

Я часто отправляла письма в другие города, когда была маленькая. Я очень любило это дело. Но потом у меня появился интернет, который заменил конверт, марку и почтовый ящик. Я, как и большинство других людей, начала пользоваться электронной почтой. Но иногда так хочется отправить письмо по старинке. Если вы уже забыли, как это делать, то я вам сейчас напомню.

Как отправить письмо по почте России

Если вы хотите отправить письмо, то вам нужен не только конверт с маркой, но и точный адрес получателя . Вы же хотите, чтобы оно дошло до нужного человека! Чем точнее вы укажете все данные, тем быстрее оно дойдёт до адресата.

Вы можете отправиться на почту, чтобы не только купить там конверт, но и сразу же отправить ваше письмо. Если вам не нравится такой вариант, то можно опустить его в почтовый ящик, который стоит на улице. Я бы не советовала вам последний способ, ведь его могут вытащить хулиганы.

Вам нужно будет подобрать конверт, размер которого будет зависеть от веса вашего письма. Стандартные уже продаются с марками, поэтому вам не придётся покупать их отдельно. На почте можно взвесить письмо, чтобы узнать его точный вес. Если оно весит больше 20 грамм, то придётся отдельно заплатить за дополнительную марку.

Как правильно заполнять конверт

Я делала это такое количество раз, что у меня на это уходит буквально пару минут. Прочитайте, что вам нужно будет написать на конверте. Итак:

• ФИО адресата;
• улицу и номер дома, корпуса, квартиры;
• полное географическое название населённого пункта.

Пишите все данные разборчивым почерком, используя любые чернила. Ограничения касаются только красной, жёлтой и зелёной пасты. Я предпочитаю пользоваться чёрной шариковой ручкой.

Будьте внимательны, ведь никакие загрязнения и зачёркивания не допускаются.

Не забудьте написать индекс, который состоит из шести цифр. Его можно узнать в почтовом отделении или в интернете.

Вы можете заполнить аналогичные данные про себя, если вам это нужно. Делать это не обязательно.

Что класть в конверт

Вы можете положить в конверт не только само письмо, но и фотографии или вырезки из газет (журналов). Нельзя класть:

• пластиковые карточки;
• денежные средства;
• документы.

Если в конверте лежит выпуклый предмет, то его могут повредить на почте, когда будут ставить печати. Лучше следовать всем рекомендациям, чтобы ваши старания не оказались напрасными.

Процессам подготовки и учета документов традиционно уделяется много внимания, а вот их доставка адресату, в частности силами почтовой связи, практически не рассматривается. Между тем сложностей здесь предостаточно. Чем больше компания отправляет писем, тем актуальнее вопрос о том, как упорядочить процедуру отправки и сделать ее максимально эффективной при минимуме затрат.

В данной статье мы рассмотрим виды почтовых отправлений, порядок их учета и поиска, а также способы автоматизации процесса отправки корреспонденции по почте.

Кто должен заниматься отправкой корреспонденции?

Если объем переписки в организации достаточно большой, процесс отправки почты нуждается в централизации. Обычно эти обязанности возлагаются на секретаря или курьеру. Именно их задача - так организовать этот процесс, чтобы затрачивать на него как можно меньше времени.

Действительно, такой подход к отправке писем, когда на почту ездят сами исполнители, нерационален и подходит только для тех организаций, где объем отправлений исчисляется единицами. Недостатки такого подхода очевидны:

• трудно отследить, действительно ли исполнитель ходил на почту;
• чем чаще исполнитель пишет письма, тем чаще он вынужден посещать почтовое отделение, тратя свое рабочее время, а значит, и деньги работодателя, на дорогу;
• при большом объеме работы исполнители вынуждены ходить на почту после рабочего дня, который из-за этого соответственно увеличивается.

Работаем с «Почтой России»

Большинство организаций работает сегодня с «Почтой России» главным образом потому, что она предлагает наиболее выгодные тарифы на отправку, доставляет отправления в любую точку страны и может документально подтвердить получение корреспонденции адресатом, что очень важно в случае судебных разбирательств.

Для сравнения: негосударственные почтовые экспресс-службы работают только с теми населенными пунктами, где имеют филиалы; порой могут уведомить о доставке только путем СМС-сообщения и их услуги стоят дороже.

Работа «Почты России» строго регламентирована. Работнику, ответственному за отправку корреспонденции, желательно ознакомиться со следующими нормативными документами:

• Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (в ред. от 06.12.2011);
• Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221;
• Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 № 114-п;
• Порядок приема, доставки и вручения внутренней посылочной почты, утвержденный приказом ФГУП «Почта России» от 24.01.2007 № 28-п;
• Руководство по приему международных почтовых отправлений (с изменениями от 17.10.2013 на момент написания данной статьи).

Если объем писем не позволяет сдавать их на общих основаниях, выстаивая очередь, есть возможность заключить с почтой договор на корпоративное обслуживание . В этом случае в установленные дни в организацию будет приезжать работник почтамта и забирать подготовленные секретарем или курьером письма. При следующем визите работник почты привезет оформленные документы об отправке. Подробная информация об этой услуге размещена на сайте почты www.russianpost.ru , а также охотно предоставляется операторами горячей линии.

Какие бывают письма?

Все почтовые отправления делятся на две категории: регистрируемые и нерегистрируемые . Разница между ними принципиальная: по требованию отправителя почта обязана разыскать регистрируемое отправление или предоставить информацию о месте его нахождения. След же нерегистрируемого отправления теряется в тот момент, когда отправитель опускает его в почтовый ящик. В свою очередь, зарегистрированное на почте письмо будет вручено адресату под роспись, нерегистрируемое - опущено в ящик или просто передано секретарю, и никто не докажет, что письмо было получено.

Поэтому нерегистрируемым, или простым, письмом лучше отправлять документы, потеря которых не повлечет за собой никаких последствий юридического или финансового характера, например поздравительные открытки к праздникам. А все то, что хотя бы теоретически может стать предметом спора, настоятельно рекомендуется регистрировать на почте.

Основной вид регистрируемой корреспонденции - заказные письма и бандероли . В отличие от простых писем о поступлении заказного получатель будет извещен специальной квитанцией и получит конверт из рук работника почты, как уже говорилось, под роспись.

Дополнить заказное отправление можно описью вложения . Это документ, описывающий количественные и стоимостные характеристики почтового отправления. Один экземпляр описи вкладывается в конверт поверх вложения в почтовое отправление, другой выдается отправителю вместе с квитанцией. Получив письмо с описью, адресат не сможет утверждать, что ему не отправили каких-либо документов.

Обратите внимание!

Заклеивать конверт с описью вложения до отправки не нужно: оператор почтового отделения обязан удостовериться, что все документы, указанные в описи, действительно находятся в конверте.

Наконец, особое внимание следует уделить простым уведомлениям о получении заказных писем. Уведомление представляет собой карточку, которая приклеивается к конверту. При получении письма адресат расписывается на карточке, после чего она высылается отправителю. Вернувшееся уведомление является документом, который официально подтверждает факт получения письма. Срок хранения уведомлений - 5 лет .

После возврата уведомления информация о его наличии может быть зафиксирована в Журнале регистрации почтовых отправлений (см. ниже). Вряд ли нужно скрупулезно переписывать с карточки, кто и какого числа получил письмо. Если исполнителю понадобятся эти сведения, он всегда может обратиться к секретарю. Чаще всего достаточно информации о том, что письмо было получено. Сканировать уведомления имеет смысл, только если в компании внедрена система электронного документооборота (СЭД). В СЭД есть возможность «привязать» файл уведомления к информации об исходящем документе. Это очень удобно: исполнитель в любой момент может проверить, было ли письмо доставлено адресату.

Раскладываем по полочкам

Исполнители, которые приносят письма на отправку секретарю, помимо указания полного адреса с индексом, должны обязательно делать пометку на письме о виде отправления. Как вариант - в канцелярии можно поставить лотки с надписями: «Простые письма», «Заказные письма», «Заказные письма с уведомлением», «Заказные письма с уведомлением и описью» и т.п. Тогда исполнители в любое время смогут оставлять письма для отправки, не отвлекая работников канцелярии.

Наш совет

В регламенте по отправке корреспонденции рекомендуется указать, что неправильно оформленная корреспонденция, а также письма без адреса или индекса будут возвращены исполнителю, несмотря на их срочность.

Готовим почту к отправке

Если есть возможность автоматизировать какой-либо процесс, не стоит ею пренебрегать. Так, если секретарь до сих пор надписывает почтовые конверты от руки, ему стоит обратить внимание на набор функций текстового редактора Microsoft Word по надписыванию конвертов, приданию им фирменного стиля, а также распечатыванию конвертов по списку рассылки. Другими словами, вместо того чтобы надписывать каждый конверт от руки, можно один раз задать в программе:

• обратный адрес отправителя;
• фирменный стиль конверта.

После того как в программу будет внесен список адресов получателей (список рассылки), останется только вложить в принтер пачку конвертов и задать команду «Печать». Описанные функции можно найти на вкладке Рассылки (Создать ® Конверты , Наклейки ).

Кстати

Кроме адреса, на конверте можно напечатать и индекс получателя, причем оформить его по правилам написания индексов. Для этого нужно установить на компьютер специальный шрифт. Его легко найти в Интернете - достаточно ввести в поисковой системе запрос «Шрифт для индекса». Файл со шрифтом имеет расширение.ttf. Скачав его, нужно перейти в папку «Мой компьютер», затем в папке «Панель управления» отыскать папку «Шрифты» и поместить в нее файл шрифта.

На рис. 1 вы можете увидеть, как выглядит готовый к печати конверт, созданный в программе MS Word.

Рис. 1

Когда набор писем для отправки будет готов, нужно заполнить первые две графы формы 103 «Список для отправки партионных почтовых отправлений». Это требование почты касается всех организаций, если они отправляют 5 и более писем. Ответственный за отправку должен перечислить в списке все отправляемые регистрируемые письма. Остальные графы заполняет оператор почтового отделения. Список распечатывается в двух экземплярах, подписывается ответственным за отправку, после чего его подпись заверяется печатью. Один экземпляр заполненного реестра останется в почтовом отделении, второй вернется в организацию. В нем будет содержаться идентификационный код отправлений для отслеживания.

Данная форма доступна на сайте «Почты России». Единственный недостаток: файл можно скачать только в формате.jpg, т.е. в виде картинки, поэтому форму придется воспроизвести вручную и сохранить как шаблон.

Отслеживание писем

Регистрируемые почтовые отправления можно отследить на сайте «Почты России». Слева на главной странице есть ссылка «Отслеживание почтовых отправлений» (рис. 2). Переходим по ней, нажав на «Подробнее», и оказываемся на нужной странице.

Рис. 2

Теперь необходимо ввести уникальный код (почтовый идентификатор), который присваивается каждому отправлению оператором. Найти этот код можно или в квитанции, или в списке по форме 103 (графа 3). Код состоит из 14 цифр. Введем его в поле «Почтовый идентификатор», затем в поле ниже введем пятизначный защитный код и нажмем «Найти» (рис. 3).

Откроется таблица, позволяющая проследить путь нашего письма (Пример 1).

Пример 1

Информация о движении письма

Кстати

Вопрос о юридической силе информации о перемещении письма довольно спорный. Она представляется исчерпывающей для организации, которая следит за своими письмами, но в качестве доказательства в суде ее могут не принять.
Гарантированную юридическую силу будет иметь переписка с «Почтой России». Нужно послать официальное письмо-запрос в почтовое отделение, приложив копию квитанции или формы 103. В ответ придет письмо на фирменном бланке «Почты России» с необходимой информацией, которое в качестве доказательства в суде не вызовет никаких вопросов.

Учет отправляемых писем

Любой выход документов из организации нужно фиксировать, независимо от того, что это за документы и каков путь их выхода. Письма не являются исключением. Работнику, ответственному за отправку почты, рекомендуем учитывать каждое письмо в специальном журнале (Пример 2). Поскольку обязанность вести такой журнал не закреплена в нормативных документах и это лишь вопрос удобства и контроля, каждая компания может разработать форму журнала самостоятельно.

Наш совет

Для того чтобы не вписывать в журнал каждый раз одни и тот же текст, можно использовать сокращения, например: «Почта России» - ПР , экспресс-почта - ЭП , простое письмо - П , заказное - З , уведомление - У , опись - О и т.д.
Так же можно сократить и наименования отделов.

Пример 2

Журнал учета почтовых отправлений

Заполняем графы таблицы

1. Порядковый номер. Графа имеет значение для формирования отчета о работе канцелярии: сразу можно увидеть, сколько писем было отправлено по каналам почтовой связи.
2. Почтовая служба. Актуальна в том случае, если организация пользуется услугами не только «Почты России», но и экспресс-почты.
3. Вид письма. Графа полезна в спорных случаях или когда требуется доказать, что адресат получил письмо.
4. Адресат. В графе указываются фамилия и инициалы физического лица или наименование организации-адресата. Для удобства фильтрации рекомендуем заполнять графу, начиная с фамилии или наименования организации, например Иванов К.А . или Чайная плантация, ООО .
5. Индекс. Вынесен в отдельную графу, чтобы было легче копировать и вставлять его в нужное место при создании конверта (см. ранее). Если секретарь предпочитает надписывать конверты от руки, можно писать индекс вместе с адресом.
6. Адрес. Указывается почтовый адрес получателя.
7. Опись содержимого. В данную графу вносится информация, особенно необходимая в тех случаях, когда с контрагентом ведется активная переписка. Позволяет не запутаться в отправлениях и точно знать, какой документ был отправлен в тот или иной день. Не нужно заполнять графу слишком подробно - достаточно лишь регистрационных данных документа, например Исх. № 4543 от 23.05.2014 .
8. Исполнитель. Указывается наименование отдела, работник которого принес письмо на отправку, или фамилия этого работника. Рекомендуем указывать отдел, т.к. это более постоянная единица в организации, чем работник.
9. Дата отправки. Указывается день, когда письмо было передано оператору почты или опущено в почтовый ящик.
10. Номер для отслеживания. Графа для указания кода, по которому можно проследить судьбу письма на сайте «Почты России».
11. Уведомление. Графа для отметки о том, что вернулось уведомление о получении письма.
12. Примечание. Традиционная графа для указания дополнительной информации (например, о возврате письма, как в Примере 2).

Поиск по журналу

Поскольку никаких собственноручных подписей в журнале не требуется, он ведется в электронном виде (например, в MS Excel). Цель создания этого журнала - возможность быстро найти любое письмо, отправленное компанией. Для этого нужно:

• закрепить верхнюю строку с наименованием граф так, чтобы всегда ее видеть;
• снабдить ее фильтром.

Все это значительно ускорит поиск писем в таблице.

Чтобы верхняя строка таблицы всегда была на виду при прокрутке журнала, нужно перейти на вкладку Вид . Здесь в панели инструментов Окно выбираем команду Закрепить области , а в выпадающем меню - Закрепить верхнюю строку (рис. 4). Теперь даже если в реестре будет множество позиций, наименования граф будут закреплены вверху таблицы.

Рис. 4

Осталось только включить опцию фильтрации содержимого столбцов. Для этого в панели инструментов Редактирование нажмите на иконку Сортировка и фильтр , затем в выпавшем окошке - Фильтр (рис. 5).

Рис. 5

В нижнем правом углу наименования графы появится кнопка с изображением стрелочки - это и есть фильтр. Нажав на стрелочку определенного столбца, можно отсортировать любое из его значений. Например, нам необходимо просмотреть все письма, отправленные в ОАО «Промрегионгаз». Нажимаем на стрелочку - и видим весь список адресатов, внесенных в реестр. Убираем галочку из значения «Выделить все» и ставим ее в чекбокс напротив ОАО «Промрегионгаз». Щелкаем кнопку ОК и видим все письма, отправленные в эту организацию (рис. 6).

Рис. 6

Если письмо было отправлено кому-то лишь единожды, проще будет нажать сочетание клавиш Ctrl + F , чтобы вывести строку поиска, ввести в нее информацию (фамилию, наименование, город и т.п.) и нажать Найти далее (рис. 7). Программа найдет и выделит нужную ячейку.

Рис. 7

Регламентирование отправки документов по почте

Правила отправки документов посредством почтовой связи могут быть как частью инструкции по делопроизводству, так и самостоятельным документом. По своему усмотрению организация может дополнить их порядком отправки документов экспресс-почтой. Приведем фрагмент инструкции по делопроизводству, в котором изложен порядок отправки писем по почте (Пример 3).

Пример 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

«Правила отправки документов экспресс-почтой»

7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПОЧТОВОЙ СВЯЗЬЮ

7.1. Отправку документов почтовой связью (в том числе экспресс-почтой) осуществляет Канцелярия.

7.2. Прием писем для отправки осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00 (в сокращенные и предпраздничные дни -тдо 17:00).

7.3. Перед отправкой документов исполнитель обязан проверить наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления и адресования, наличие подписей, виз, приложений, регистрационных данных, ссылки на номер и дату запроса (если дается ответ на запрос). К документу прикладывается адрес отправки, включая почтовый индекс, и делается пометка о виде почтового отправления: простое письмо, заказное письмо, заказное письмо с простым уведомлением, заказное письмо с описью вложения, экспресс-почта и т.п. Если указанная информация отсутствует, корреспонденция возвращается исполнителю. Неправильно оформленная корреспонденция и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимается и возвращается исполнителю.

7.4. Отправка документов по почте осуществляется два раза в неделю: в понедельник и четверг в 15:00. Срочную корреспонденцию исполнитель может отправить самостоятельно. Корреспонденция, поступившая в Канцелярию после 15:00 в понедельник и четверг, отправляется в день следующей отправки.

7.5. Отправка документов экспресс-почтой производится в день получения отправления Канцелярией или на следующий рабочий день, если отправление было получено после 15:00 (после 14:00 в сокращенные рабочие дни).

7.6. При получении документов для отправки специалист Канцелярии проверяет наличие подписей, исходящих номеров, а также приложений, указанных в основном или сопроводительном документе.

7.7. Принятая к отправке корреспонденция вносится в Журнал почтовых отправлений (Приложение 5), после чего конвертируется.

7.8. Законвертованная корреспонденция вносится в Список для отправки партионных почтовых отправлений (Приложение 6). Список распечатывается в двух экземплярах и подписывается работником Канцелярии, ответственным за отправку корреспонденции. Подпись заверяется печатью «Для документов». Графы заполняет оператор почты. Один экземпляр списка возвращается в Канцелярию и помещается в дело.

7.9. После получения уведомления о доставке корреспонденции работник Канцелярии ставит отметку в графу 11 Журнала регистрации почтовых отправлений и подшивает уведомление в дело.

Мы рассмотрели основные составляющие процесса отправки документов по почте. Надеемся, что эта информация поможет вам более оптимально выстроить свою работу.

Для развития деловых контактов со сторонними организациями жизненно необходима налаженная и бесперебойная доставка корреспонденции .

Среди способов доставки, которые позволяют достоверно подтвердить факт получения отправленного документа, выделим два основных:

• при помощи услуг почтовой связи;
• при помощи курьерской доставки (это может быть собственная курьерская служба или обращение к услугам компаний, осуществляющих экспресс-доставки).

В средних и крупных организациях, имеющих большое количество исходящей корреспонденции, важное значение играет не только выбор способа доставки, но и правильно организованная подготовка документов для их передачи в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки получателю. Мы предлагаем вашему вниманию один из вариантов — некий оптимальный алгоритм, который вы сможете реализовать (целиком или частично) на своем предприятии.

Как правило, подготовка документации для передачи в службу делопроизводства возлагается на ответственного исполнителя. А служба делопроизводства (экспедиция) выполняет следующие функции:

• прием, обработка и подготовка к отправке документации , включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами;
• обеспечение сохранности принимаемых документов;
• сортировка документов по способам доставки;
• ведение учета документов, направляемых в службу делопроизводства (экспедицию), оформление соответствующих реестров;
• упаковка и оформление почтовых отправлений;
• организация своевременной доставки исходящей корреспонденции;
• розыск утерянных документов, в т.ч. направление претензий по почтовой доставке.

Подготовка документов ответственным исполнителем

Для централизованной доставки документы должны сдаваться ответственным исполнителем только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные в установленном порядке. В случае необходимости они должны быть заверены печатью организации. Недооформленные, неправильно оформленные документы должны возвращаться сотрудниками службы делопроизводства (экспедиции) ответственному исполнителю.

Для направления документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель:

• составляет сопроводительное письмо (в случае необходимости);
• заполняет карточку доставки / получения документов (наличие данной формы позволяет ощутимо упорядочить процесс доставки);
• готовит доверенность (в случае необходимости) на курьера и прилагает ее к карточке доставки / получения документов.

Порядок направления документации ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию) для ее последующей доставки необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации. Это позволит ускорить и упорядочить сам процесс, а также избежать многих затруднений при последующем поиске «пропавших» документов.

Обязательно нужно проверять комплектность документов, наличие приложений, заверять необходимые документы печатью , в случае направления документов в несколько адресов изготавливать соответствующее количество копий . В нашей компании эти обязанности возложены на ответственного исполнителя.

Он же готовит сопроводительное письмо. Оно необходимо в тех случаях, когда следует дать какие-либо дополнительные разъяснения к комплекту направляемых документов . При этом документы оформляются в качестве приложений к письму. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Образцы сопроводительных писем представлены в Примерах 1 и 2. Во всех других случаях (кроме описанных выше) сопроводительное письмо становится излишним. Уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, поэтому нужно добиваться, чтобы ответственные исполнители готовили сопроводительные письма только тогда, когда это действительно необходимо.

Если в сторонние организации направляется документ для подписания, один экземпляр которого должен быть возвращен в вашу организацию, вы можете использовать следующий прием:

• сначала на экземпляре, который должен быть возвращен обратно в организацию, как правило, в верхнем правом углу проставляется штамп, например, следующего вида:

• потом с помощью степлера к этому же экземпляру документа прикрепляется листок бумаги с заранее напечатанным текстом примерно следующего содержания:

При направлении документов в службу делопроизводства (экспедицию) ответственный исполнитель заполняет карточку на доставку / получение документов. Это внутренний документ организации, который должен быть утвержден локальным нормативным актом. Все карточки после доставки или получения документации подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (экспедиции).

Карточка доставки документов выполняет несколько функций:

• содержит перечень направляемых документов, что дает возможность не готовить сопроводительное письмо;
• позволяет фиксировать факт передачи документов ответственным исполнителем в службу делопроизводства (экспедицию);
• дает дополнительную информацию о способе, времени доставки, об адресате;
• содержит отметку о получении документа уполномоченным представителем сторонней организации или отправке его по почте;
• позволяет осуществлять оперативный контроль за доставкой (получением) документов .

Для отправки в названии карточки подчеркиевается слово «доставку», для получения документов — слово «получение». Образец карточки, приведенный в Примере 3, заполнен для целей курьерской доставки комплекта документов.

При заполнении строки 3 «Перечень документов» обращаем ваше внимание на следующее. Если ответственный исполнитель готовит сопроводительное письмо, которое содержит список передаваемых в стороннюю организацию документов, то в карточке доставки / получения указывается только номер и дата такого письма (оно регистрируется в установленном порядке, и, следовательно, копия письма хранится в службе делопроизводства). В этом случае отпадает необходимость дублирования информации в карточке доставки / получения.

При необходимости отправки документов через почтовое отделение связи в строке «Способ доставки» дополнительно указывается категория почтового отправления (простое или заказное, с объявленной ценностью и т.д.).

Для планирования работы и составления наиболее оптимальных маршрутов доставки корреспонденции рекомендуется предоставлять карточку на доставку / получение документов за один-три дня до планируемой даты отправки (получения).

В случае отправки документов по почте в строке 7 необходимо указывать номер и дату почтового списка, по которому осуществляется передача документов в отделение почтовой связи, например, «Список № 20 от 23.04.2006 г.». В нашем примере строку 7 карточки заполняет получатель корреспонденции по просьбе курьера.

Очень часто для получения отдельных видов документов в сторонних организациях курьеру необходима доверенность, которая может быть разовой или выдаваться на определенный срок для систематического получения материальных ценностей, документов. В нашей организации обязанность по оформлению доверенности для курьера возлагается на ответственного исполнителя. Он прикладывает ее к карточке доставки /получения. Образец разовой доверенности приведен в Примере 4.

Отправка документов службой делопроизводства (экспедицией)

проверяет представленные для отправки документы и регистрирует карточки на получение / доставку документов в специальном Журнале, образец заполнения которого приведен в Примере 5.

Если доставка осуществлялась курьером сотруднику другой организации, то в последнюю графу журнала вносится дата из карточки, которую указали при получении документов (см. Пример 3).

Если корреспонденция отправлялась по почтовым спискам, то в журнале указывается дата передачи документов в отделение почтовой связи. Она переносится из оттиска календарного штампа, который на почтовом списке проставляет оператор почтового отделения (см. Примеры 8 и 9).

Если это была отправка простым письмом, которое курьер без регистрации кинул в почтовый ящик, то в журнале указывается дата этого события со слов курьера. Справедливости ради отметим, что важные документы таким образом не отправляются. А все иные, описанные нами способы доставки, позволяют реально контролировать сроки отправки.

Остановимся подробнее на подготовке документов для отправки через отделение почтовой связи.

«Категория почтового отправления» — совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью, обыкновенное).

Почтовые отправления подразделяются на внутренние (принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации) и международные (принимаемые для пересылки за пределы территории Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию России).

В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:

• простые — принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату без его расписки в получении;
• регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) — принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату с его распиской в получении.

Как правило, через службу делопроизводства (экспедицию) централизованно отправляются регистрируемые почтовые отправления, которые могут пересылаться с описью вложения (принимаются в почтовом отделении в открытом виде), с уведомлением о вручении, а также международные почтовые отправления .

Зарегистрированные документы пакетируются сотрудником службы делопроизводства (экспедиции). На конвертах в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи оформляется адрес получателя и отправителя. В адресе не должно быть сокращенных названий. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• наименование адресата (для юридического лица — полное или краткое наименование, для граждан — фамилия, имя, отчество);
• название улицы, номер дома, номер квартиры;
• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• название района;
• название республики, края, области, автономного округа (области);
• название страны (для международных почтовых отправлений);
• почтовый индекс.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового конверта, а адрес отправителя — в верхнем левом углу.

Рекомендуется писать адресные данные печатными буквами. Следует обратить внимание на то, что на письмах с кодовым штампом (специально выделенное место для написания индекса) индекс адресата заполняется стилизованными цифрами чернилами любого цвета, за исключением красного, желтого и зеленого.

Образец заполнения адреса на внутренних почтовых отправлениях приведен в Примере 6. Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке . Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории республики в составе Российской Федерации, могут оформляться на государственном языке соответствующей республики при условии повторения адресов на русском языке. При пересылке письменной корреспонденции в пределах Российской Федерации необходимо учитывать, что письмо (почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением) должно иметь предельные размеры:

• максимальный 229 х 324 мм;
• минимальный 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.

При этом письмо не должно превышать предельную массу в 100 г. В противном случае такое отправление уже будет считаться бандеролью . Ее максимально допустимый вес — 2 кг, а ограничения по размерам следующие:

• максимально — сумма ширины, длины и толщины не должна превышать 0,9 м, при этом наибольшее измерение — 0,6 м (для рулонов сумма длины и двойного диаметра — не более 1,04 м, при этом наибольшее измерение должно быть до 0,9 м);
• минимально — 105 х 148 мм (для рулонов сумма длины и двойного диаметра не должна быть менее 0,17 м, наибольшее измерение — 0,1 м).

Образец заполнения адреса на международных почтовых отправлениях приведен в Примере 7. Адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения страны назначения на русском языке.

При пересылке международного почтового отправления предельный вес для письма установлен в размере 2 кг, а для бандероли — 5 кг. Предельные размеры этих отправлений соответствуют предельным размерам писем и бандеролей, отправляемым по территории России.

После заполнения адресных данных сотрудник службы делопроизводства составляет опись вложения и уведомление о вручении в случае необходимости.

Сдаваемые организациями внутренние регистрируемые почтовые отправления в количестве 5 штук и более в один или несколько адресов называются партионными. Партионные почтовые отправления сдаются на предприятия связи по спискам (ф.103) . В один список отправителем поименно записывается не более 35 почтовых отправлений одного вида . Количество почтовых отправлений, сдаваемых одновременно по нескольким спискам, не ограничивается. При этом обычно составляются списки на (заказные, включая с уведомлением о вручении), списки на почтовые отправления с описью вложения, международные почтовые отправления (ф. 103А).

Утвержденные формы ваша организация может модифицировать под свои нужды. При этом необходимо согласовать удобный для вас вариант с почтовым отделением, с которым вам будет удобно работать. Почтовики в подавляющем большинстве случаев пойдут вам навстречу. Им важно, чтобы в форме присутствовала необходимая им информация. Хотя за «неопознанные объекты» они расписываться не любят, многим организациям удается договориться о включении в почтовый список графы с кодифицированной информацией о внутреннем содержании отправляемых конвертов (которые приносятся на почту в уже запечатанном виде). У почтовых отделений тоже есть план, который надо выполнять, а постоянный клиент им в этом поможет.

Возможный способ оформления списка на внутренние почтовые отправления приведен в Примере 8, на международные — в Примере 9. Для международных отправлений нужно составлять отдельные списки для ближнего и дальнего зарубежья, причем к ближнему почтовики причисляют только Беларусь, Узбекистан и Эстонию.

Как видите, в почтовых списках у каждого отправления присутствует целых три номера. Поясним разницу между ними. В первой колонке отправления просто нумеруются по порядку в списке. Номер идентификатора соответствует штриховому коду и является уникальным в пределах корреспонденции, доставляемой «Почтой России». А номер почтового отправления (п/о) уникален только в пределах почтового отделения за определенный временной промежуток. Сотрудник почты должен заполнить номер п/о и наклеить этикетку со штрихкодом в каждой строке (это по правилам). Но на практике часто штрихкоды наклеиваются с оборотной стороны и указываются крайние номера п/о (начальный и конечный).

Все оформленные и заверенные печатью организации списки передаются вместе с почтовыми отправлениями курьеру для передачи в почтовое отделение связи.

Для контроля за работой курьера рекомендуется представление ежедневных отчетов по доставке (получению) документов.

При приеме регистрируемого почтового отправления (единичного или нескольких по списку) отправителю выдается квитанция. В индивидуальной квитанции на единичное отправление указываются вид и категория почтового отправления, фамилия адресата или наименование юридического лица, объект почтовой связи места назначения и номер почтового отправления . К почтовому списку тоже выдается квитанция, но с обобщенными данными по всем отправлениям списка.

Сотрудник службы делопроизводства (экспедиции) должен подшивать все списки в дела (по их видам), к ним подшиваются копии квитанций об оплате (оригиналы сдаются в бухгалтерию), а при направлении регистрируемых почтовых отправлений с уведомлением о вручении должен подшивать к спискам и возвращающиеся уведомления.

Розыск утерянной почтовиками корреспонденции

Чтобы максимально гарантировать почтовую доставку наиболее ценных для вашей организации документов, рекомендуем отправлять их с описью вложений (ценным письмом или бандеролью) и уведомлением о вручении.

В случае задержки доставки или пропажи внутреннего или международного почтового отправления можно обратиться с претензией:

• в почтовое отделение, откуда было сделано отправление,
• в адресное отделение связи (тогда запрос делает адресат) или
• в ваше региональное Управление федеральной почтовой связи — филиал ФГУП «Почта России».

Претензии, связанные с недоставкой, несвоевременной доставкой, повреждением или утратой внутреннего почтового отправления , предъявляются в течение 6 месяцев со дня его отправки.

Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции между столицами республик, административными центрами краев, областей, автономной области и автономных округов утверждены постановлением Правительства РФ от 24 марта 2006 года № 160 «Об утверждении нормативов частоты сбора из почтовых ящиков, обмена, перевозки и доставки письменной корреспонденции , а также контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции ».

Следует также иметь в виду, что в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. По истечении срока хранения регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу (оплата производится при получении возврата).

Претензии по розыску международных почтовых отправлений принимаются и рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.

Претензии предъявляются в письменной форме. При этом указываются:

• вид почтового отправления;
• номер почтового отправления или почтового перевода;
• дата и место приема;
• место назначения;
• сумма объявленной ценности или подробный перечень и стоимость пересылавшегося вложения;
• адрес и полное наименование отправителя и адресата.

Образец претензии в случае задержки доставки почтового отправления приведен в Примере 11, претензия оформляется на фирменном бланке организации.

К ней прилагаются копия договора об оказании услуг почтовой связи или иного удостоверяющего факт заключения договора документа (квитанция, опись вложения), можно приложить и почтовый список, если отправлялось более 5 регистрируемых почтовых отправлений. В случае повреждения внутреннего почтового отправления к претензии должны прикладываться оболочка почтового отправления, упаковка дефектного почтового отправления и т.п.

Отметим, что за розыск пропавшего отправления вам придется почтовикам еще и заплатить. В Москве это будет стоить 50 рублей . Оплата производится при подаче претензии с последующим возвратом уплаченной суммы в случае установления вины объектов почтовой связи (для организаций).

Порядок рассмотрения и регистрации претензий устанавливается оператором почтовой связи. При этом должны быть соблюдены сроки дачи ответа заявителю (в письменной форме):

• на претензии в отношении почтовых отправлений, пересылаемых в пределах одного населенного пункта, — в течение 5 дней;
• на претензии в отношении всех других почтовых отправлений — в течение 2 месяцев.

В случае отказа оператора почтовой связи в удовлетворении претензии, в случае его согласия удовлетворить претензию лишь частично или в случае неполучения от оператора почтовой связи ответа в сроки, установленные для рассмотрения претензии, пользователь услуг почтовой связи имеет право предъявить иск в суд.

1 Правила оказания услуг почтовой связи, утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

2 Формы почтовых бланков приведены в Почтовых правилах, принятых Советом глав Администраций связи Регионального содружества в области связи 22.04.1992 г. и введены в действие с 01.10.1992 г. (с последующими изменениями и дополнениями).

3 Сейчас действует тариф на розыск почтовых отправлений, утвержденный приказом генерального директора УФПС г. Москвы — филиала ФГУП «Почта России» от 13.12.2005 г. № 31 (Приложение № 1 «Тарифы на услуги почтовой связи, предоставляемые УФПС г. Москвы по свободным ценам») и введенный в действие с 19 декабря 2005 года.